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Cómo crear un reporte usando Visual Basic

2009-04-12T19:00:00.000-07:00

Para crear reportes en Visual Basic vamos a crear primero el Data Environment (Entorno de Datos) el cual es una herramienta para crear reportes tal como Crystal Reports o Access.

Creando el Data Environment
a) Haz clic en el botón Project de la barra de herramientas.
b) Haz clic en Add Data Environment
c) Y se abrirá el Data Environment mostrando el nombre del proyecto en su barra de título.

d) En la ventana aparece un pequeño icono de un reporte al cual puedes cambiarle el nombre fácilmente seleccionándolo y modificando su propiedad (Name) por otro como Reportes, etc.
e) Más abajo se puede ver otro objeto con una clavija eléctrica llamado Connection1 al cual también puedes cambiarle el nombre modificando su propiedad (Name) por otro como Alumnos, Maestros, etc.

f) Ahora haz clic con el botón derecho del ratón sobre la Connection1 y haz clic en Properties...
g) Y aparecerá la caja Propiedades de vínculo de datos, haz clic en la opción Conexión.

h) Haz clic en: Usar la cadena de conexión y haz clic en Generar.
i) Y aparecerá la caja Seleccionar origen de datos, haz clic en la opción Origen de datos de equipo.

j) Selecciona el tipo de base de datos en donde se creó la base de datos, en nuestro caso MS Access Database y haz doble clic ahí.
k) Y aparecerá la caja Conexión, haz clic en el botón Base de datos...

l) Y aparecerá la caja Seleccionar base de datos, localiza la carpeta en donde se halla tu base de datos, selecciónala y haz clic en Aceptar.

m) Enseguida se vuelve a mostrar la caja Conexión también haz clic en Aceptar.
n) Y se mostrará la caja Propiedades de vínculo de datos, mostrando en la caja de texto Cadena de conexión bajo Usar la cadena de conexión la ruta de la base de datos que hemos conectado, para finalizar la conexión haz clic en Aceptar.

o) Y volveremos al Entorno de Datos.

Opciones del menú

2009-04-11T19:00:00.000-07:00

Programando las opciones del menú
Ahora programaremos en Visual Basic las opciones del menú Movimientos para eso abre el menú y haz doble clic en cada una de las opciones del menú, las opciones son:
a) Nuevo, el cual servirá para crear nuevos registros en la tabla, el código es el siguiente:
Private Sub nuevo_Click ()
Data1.Recordset.AddNew
End Sub
b) Guardar, el cual servirá para guardar los nuevos registros en la tabla, el código es el siguiente:
Private Sub guardar_Click()
Data1.UpdateRecord
Data1.Refresh
End Sub
c) Buscar, el cual servirá para buscar un registro determinado en la tabla, el código es el siguiente:
Private Sub buscar_Click()
Dim r As Long
r = InputBox("Introduce la Matrícula que Buscas")
Data1.Recordset.FindFirst "Matrícula=" & r
End Sub
Nota: aquí declaramos una variable (r) que representará el número del registro que estemos buscando, y creamos una caja para introducir el número del registro en cuestión.
d) Eliminar, el cual servirá para eliminar un registro determinado de la tabla, el código es el siguiente:
Private Sub Eliminar_Click()
If MsgBox("Quieres Eliminar la Matrícula" & Text1, 16 + 4) = 6 Then
Data1.Recordset.Delete
Data1.Refresh
Text1.SetFocus
End If
End Sub
Nota: aquí creamos una caja de mensaje para confirmar la eliminación del registro.

Ahora corre tu programa con F5 dirígete al formulario y ahora podrás agregar, guardar, buscar y eliminar registros de la base de datos de Access mediante Visual Basic.

Menú

2009-04-10T18:59:00.000-07:00

Creando un Menú
En el formulario crea un menú llamado Movimientos con las siguientes opciones:

a) Ya que hayas detenido la ejecución del programa, haz clic con el botón derecho del ratón sobre el formulario y aparecerá el Menu Editor.

b) En Caption introduce el nombre (que se mostrará en el formulario) del menú.
c) En Name introduce el nombre que utilizará Visual Basic.
d) Haz clic en el botón Next para crear otro del menú.
e) Haz clic en el botón con la flecha hacia la derecha y aparecerán tres puntos suspensivos, lo cual indica que el siguiente renglón será una opción del menú.
f) En Shortcut selecciona la combinación de teclas que se podrán usar para activar la opción de menú correspondiente.
g) Repite los pasos para crear cada opción del menú.

La conexión de base de datos

2009-04-09T18:59:00.000-07:00

Iniciando la conexión con la base de datos

Conectando el control Data
a) Selecciona el control Data y modifica sus propiedades como sigue:
b) DatabaseName: localiza la carpeta del proyecto y selecciona la base de datos en donde se halla la tabla.
c) RecordSource: selecciona el nombre de la tabla cuyos campos se mostrarán en el formulario.

Conectando las cajas de texto
a) Selecciona una de las cajas de texto y modifica sus propiedades como sigue:
b) DataSource: selecciona Data1.
c) DataField: selecciona el nombre del campo de la tabla, que se mostrará en la caja de texto.
d) Repite los pasos con cada caja de texto del formulario y ejecuta el programa con F5.
e) En el formulario que conectaste a la base de datos, al hacer clic en el botón de avance del control Data se mostrarán los registros de la tabla.

Formularios

2009-04-08T18:58:00.000-07:00

Preparando los formularios
En un formulario de Visual Basic crea etiquetas que correspondan con los nombres de los campos de una de las tablas, cajas de texto para mostrar el contenido de los campos y un control Data, repite los pasos para cada tabla que tengas en tu base de datos.

Tablas

2009-04-07T18:56:00.000-07:00

Introduciendo la información en las tablas

a) Haz clic con el botón derecho del ratón en una de las tablas de la base de datos.
b) Haz clic en Open y se mostrará la caja Dynaset con el nombre de la tabla.

c) Haz clic en Add para empezar a introducir la información en la Tabla y aparecerá la caja Dynaset, introduce la información y cuando termines de introducir información el la última caja de texto, haz clic en Update, repite los pasos para cada registro de la Tabla.

d) Repite los pasos para introducir información para cada tabla de la base de datos.

Base de datos

2009-04-06T08:54:00.000-07:00

Creación de la base de datos (tablas)
a) Haz clic con el botón derecho del ratón en Propiedades y haz clic en New Table
b) En Table Structure, Table Name: escribe el nombre de la tabla y haz clic en Add Field.
c) En Add Field, Name: escribe el nombre del campo
d) En Type: selecciona el tipo de datos que contendrá el campo
e) En Size: selecciona la cantidad de caracteres que tendrá el campo y haz clic en OK.
f) Repite los pasos para cada campo que tendrá la tabla y al terminar haz clic en Close.
g) Repite los pasos para cada tabla que tendrá la base de datos.
h) Cuando cada tabla esté terminada haz clic en el botón Build the Table y la tabla la podrás ver el VisData (Visual Data Manager).

Access y Visual Basic

2009-04-05T18:52:00.000-07:00

Inicio de Visual Basic

a) Haz clic en el botón Inicio, señala Todos los programas.
b) Haz clic en Microsoft Visual Studio 6.0, Microsoft Visual Basic 6.0.

Inicio del Proyecto

a) Crea una carpeta que será exclusiva para contener los componentes del proyecto.
b) Crea los formularios que consideres conveniente, con sus botones, menús, etc.

Inicio de la base de datos

a) Haz clic en el botón Add-Ins de la barra de herramientas.
b) Haz clic en Visual Data Manager...
c) Y se abrirá el VisData (Visual Data Manager).
d) Haz clic en File, New, Microsoft Access, Version 7.0 MDB...

e) En Select Microsoft Access Data Base to Create, Guardar en, selecciona la misma carpeta del proyecto, en Nombre: escribe un nombre que identifique la base de datos y haz clic en Guardar.

f) Ahora aparece nuevamente VisData (Visual Data Manager) mostrando en la barra
de título ruta de la base de datos.

Conceptos básicos de Access 2007

2008-11-24T14:05:00.000-08:00

Base de datos.

Una base de datos es un conjunto de datos que están organizados para un uso determinado y el conjunto de los programas que permiten gestionar estos datos es lo que se denomina Sistema Gestor de Bases de Datos.

Las bases de datos de Access 2007 tienen la extensión .ACCDB para que el ordenador las reconozca como tal.

Casi todos los sistemas de gestión de base de datos modernos almacenan y tratan la información utilizando el modelo de gestión de bases de datos relacional.

En un sistema de base de datos relacional, los datos se organizan en Tablas.

Las tablas almacenan información sobre un tema como pueden ser los clientes de una empresa, o los pedidos realizados por cada uno de ellos; las tablas se relacionan de forma que a partir de los datos de la tabla de clientes podamos obtener información sobre los pedidos de éstos.

Tablas de datos.

Una tabla de datos es un objeto que se define y utiliza para almacenar los datos. Una tabla contiene información sobre un tema o asunto particular, como pueden ser como hemos visto antes, clientes o pedidos.

Las tablas contienen campos que almacenan los diferentes datos como el código del cliente, nombre del cliente, dirección,...

Y al conjunto de campos para un mismo objeto de la tabla se le denomina registro o fila, así todos los campos de un cliente forman un registro, todos los datos de otro cliente forman otro registro,...

Si consideramos una posible base de datos con los datos de una empresa, una tabla de CLIENTES podría ser:

	Campos
	Código	Nombre	Apellidos	Dirección	C.P.
Registro 1	1	Luis	Grande Lilos	C/ Germanías, 23	46723
Registro 2	2	Marta	Fran Dardeno	C/ Mayor, 34	46625
Registro 3	3	Francisco	Juan López	C/ Valle, 56	46625
Registro 4	4	María	Huesca Buevo	C/ Franciscano, 67	46521

Consultas.

Una consulta es un objeto que proporciona una visión personal de los datos almacenados en las tablas ya creadas.

Existen varios tipos de consultas para seleccionar, actualizar, borrar datos,..., pero en principio se utilizan para extraer de las tablas los datos que cumplen ciertas condiciones.

Por ejemplo, podríamos crear una consulta para obtener todos los datos de los clientes cuyo código postal sea 46625.

Formularios.

Un formulario es el objeto de Access 2007 diseñado para la introducción, visualización y modificación de los datos de las tablas.

Existen diferentes tipos de formularios pero los que más se utilizan tienen la forma de pestañas de datos para la introducción por ejemplo de los diferentes clientes de la tabla CLIENTES.

Informes.

Un informe es el objeto de Access 2007 diseñado para dar formato, calcular, imprimir y resumir datos seleccionados de una tabla.

Generalmente se utiliza para presentar los datos de forma impresa.

Páginas.

Una página de acceso a datos es un tipo especial de página Web diseñada para ver datos y trabajar con ellos desde Internet o desde una intranet. Este tema lo trataremos en otro curso más avanzado.

Macros.

Una macro es el objeto de Access 2007 que define de forma estructurada las acciones que el usuario desea que Access realice en respuesta a un evento determinado.

Por ejemplo, podríamos crear una macro para que abra un informe en respuesta a la elección de un elemento de un formulario.

Módulos.

Un módulo es el objeto de Access 2007 que contiene procedimientos personales que se codifican utilizando Visual Basic.

Realmente se trata de programación con Access.

Compaginar dos sesiones

2008-11-23T16:05:00.000-08:00

Aquí te explicaremos cómo conseguir tener la pantalla dividida en dos partes, una con el curso y otra con el Access 2007.

1 Se supone que la sesión con el curso está abierta.

2 Abrir la sesión de Access 2007.

3 Pulsar con el botón derecho sobre cualquier parte vacía de la barra de tareas, en la parte inferior de la pantalla.

4 Elegir la opción Mosaico vertical.

Observa como la pantalla ha quedado dividida en dos partes, como en la figura:

5 Una vez tenemos las dos sesiones con el tamaño adecuado, basta hacer clic con el ratón para pasar de la una a la otra.

Para volver a dejar las ventanas con su tamaño normal, hacer clic en el botón Maximizar de la ventana del navegador o en el de Access .

Esto va bien con monitores grandes ( de 17" o más), con monitores pequeños quizás prefieras dejar las ventanas con su tamaño normal e ir pasando de una a otra presionando las teclas Alt + tabulador (manteniendo pulsada Alt, presionar la tecla tabulador) o pulsando el botón correspondiente a la sesión en la barra de tareas en la última línea de la pantalla.

Las barras de Access 2007

2008-11-22T13:12:00.000-08:00

La barra de Título

La barra de título contiene el nombre del programa y del archivo con el que estamos trabajando en el momento actual.

En el extremo de la derecha están los botones para minimizar, maximizar/restaurar y cerrar.

La barra de Acceso rápido

La barra de acceso rápido contiene las operaciones más habituales de Access como Guardar , Imprimir o Deshacer .

Esta barra puede personalizarse para añadir todos los botones que quieras. Para ello haz clic en la flecha desplegable de la derecha y aparecerán los comandos más frecuentes para elegir.

Pulsando en Más comandos se abrirá un cuadro de diálogo desde donde podrás añadir otras acciones que iremos viendo a lo largo del curso:

La Banda de Opciones

La banda de opciones contiene todas las opciones del programa agrupadas en pestañas. Al hacer clic en Crear, por ejemplo, veremos las operaciones relacionadas con la creación de los diferentes elementos que se pueden crear en Access.

Todas las operaciones se pueden hacer a partir de estos menús. Pero las más habituales podríamos añadirlas a la barra de acceso rápido como hemos visto en el punto anterior.

En algunos momentos algunas opciones no estarán disponibles, las reconocerás porque tienen un color atenuado.

Las pestañas que forman la banda pueden ir cambiando según el momento en que te encuentres cuando trabajes con Access. Está diseñada para mostrar solamente aquellas opciones que te serán útiles en cada pantalla.

Pulsando la tecla ALT entraremos en el modo de acceso por teclado. De esta forma aparecerán pequeños recuadros junto a las pestañas y opciones indicando la tecla (o conjunto de teclas) que deberás pulsar para acceder a esa opción sin la necesidad del ratón.

Las opciones no disponibles en el momento actual se muestran semitransparentes.

Para salir del modo de acceso por teclado vuelve a pulsar la tecla ALT.

Si haces doble clic sobre cualquiera de las pestañas, la barra se minimizará para ocupar menos espacio.

De esta forma sólo muestra el nombre de las pestañas y las opciones quedarán ocultas.

Las opciones volverán a mostrarse en el momento en el que vuelvas a hacer clic en cualquier pestaña.

La pantalla inicial de Access 2007

2008-11-22T12:30:00.000-08:00

Al iniciar Access aparece una pantalla inicial como ésta, vamos a ver sus componentes fundamentales. Así conoceremos los nombres de los diferentes elementos y será más fácil entender el resto del curso. La pantalla que se muestra a continuación (y en general todas las de este curso) puede no coincidir exactamente con la que ves en tu ordenador, ya que cada usuario puede decidir qué elementos quiere que se vean en cada momento, como veremos más adelante.

Arrancar y cerrar Access 2007

2008-11-21T12:02:00.000-08:00

Veamos las dos formas básicas de iniciar Access 2007.

Desde el botón Inicio situado, normalmente, en la esquina inferior izquierda de la pantalla. Colocar el cursor y hacer clic sobre el botón Inicio se despliega un menú; al colocar el cursor sobre Programas, aparece otra lista con los programas que hay instalados en tu ordenador buscar Microsoft Office y luego Microsoft Access, hacer clic sobre él, y se iniciará el programa.

Desde el icono de Access 2007 del escritorio .

Para cerrar Access 2007, puedes utilizar cualquiera de las siguientes operaciones:

Hacer clic en el botón cerrar

Pulsar la combinación de teclas ALT+F4.

Hacer clic sobre el Botón de Office y pulsar el botón Salir de Access

Selección de los informes a imprimir

2008-11-21T11:40:00.000-08:00

En papel.- Algunas bases de datos pueden contener centenares de informes, por lo cual existe la posibilidad de simplificar la elección seleccionando los que se imprimen más a menudo de una ventana de diálogo personalizada (del tipo pop-up condicionado o propiedad emergente condicionada).

El usuario puede seleccionar un informe de la ventana de diálogo y hacer clic sobre un botón de comando para imprimirlo.

La ventana de diálogo podrá disponer de:

-Un grupo de opciones, un cuadro de resumen o un cuadro combinado donde se encuentra la lista de los informes.

-Una serie de botones de comando, cada uno de los cuales lleva por título el nombre de un informe

Imprimir un informe a partir de una macro

2008-11-18T23:10:00.000-08:00

Creando una macro que imprima un informe será posible ejecutar esta opción haciendo clic sobre el botón de un formulario. Para imprimir un informe existe la posibilidad de utilizar la acción "Abrir informe" o "Imprimir".

-Abrir informe: cuando se quiere limitar la cantidad de informes a imprimir, dispone de argumentos que se pueden utilizar para especificar el informe a abrir, la vista en que desea abrirlo

-Imprimir: para establecer las operaciones de impresión. Consiste en especificar el intervalo de páginas, el número de copias y la calidad de la impresión deseados.

Usar un botón de comando para imprimir un informe.- Para imprimir un informe es necesario escribir unas macro que use la acción "Abrir informe" o "Imprimir" y después especificar la macro como predefinida de la propiedad "En clic" del botón de comando. La acción "Abririnforme" dispone de la condición "Where" que se usa para seleccionar los informes a imprimir. Vemos paso a paso:

-Hacer clic en el botón nuevo en la ventana Base de datos para crear una macro

-Arrastrar el informe a imprimir de la ventana de la base de datos a una fila "Acción" de la ventana macro. La acción "Abririnforme" se añadirá a la macro y el correspondiente argumento "Vista" se establecerá a "Vista preliminar". Si se desea imprimir enseguida existe la posibilidad de modificar este predefinido en "Imprimir".

Uso de macros con los formularios

2008-11-17T20:38:00.000-08:00

Cuando se utiliza un formulario, ciertas operaciones ejecutadas en el mismo (cambio de un informe a otro, doble clic sobre el control...) son reconocidas por Access como eventos. A cada evento le corresponde una propiedad evento. Existe la posibilidad de usar el generador de macros para crear una macro y establecer las propiedades de eventos automáticamente.

Botón de los comandos para abrir un formulario.- Existen dos procedimientos, vemos.

Primer procedimiento:

-En vista diseño de un formulario, hacer clic en la herramienta Botón de comando, después de haber seleccionado el asistente, y luego en el formulario en el punto en donde se desea insertar el mismo botón.

-Hacer clic en el botón con la tecla derecha y en la tabla de propiedades escoger el cuadro al cual se desea vincular la acción (por ejemplo En clic)

-Abrir el generador de macros haciendo clic a la derecha del cuadro

-En la ventana Guardar como que aparece, teclear el nombre de la macro y elegir Aceptar

-Introducir las acciones que la macro deberá ejecutar y después elegir Cerrar del menú Archivo

Segundo procedimiento:

Mientras se utiliza un formulario, existe la posibilidad de hacer clic en el botón de comando para abrir otro formulario. Para hacerlo, se usa la acción "AbrirFormulario", que dispone de argumentos que se pueden utilizar para especificar el formulario a abrir, el conjunto de informes que se quieren ver y otros aspectos de la ventana del formulario. Para llevar a cabo está acción, se debe:

-En la ventana macro, crear una nueva macro

-Arrastrar el formulario que se desea abrir de la ventana Base de datos hasta la fila "Acción" de la ventana macro

-Guardar la macro

Uso de las condiciones en las macros

2008-11-16T18:24:00.000-08:00

En ciertos casos existe la posibilidad de ejecutar una acción de una macro únicamente en los casos en que se verifica cierta condición, es decir, una expresión que sea verificada o no y que dirigirá la macro hasta cierta dirección. Estas condiciones se encuentran en la columna "Condición" de la ventana macro.

Para agregar una condición debemos:

-Hacer clic, en la ventana macro, en el botón condiciones

-En la columna "Condición" que aparece, introducir una expresión condicional

-En la columna "Acción", introducir la acción a ejecutar en el caso en que el valor de las condiciones sea verdadero.

Búsqueda de problemas en la ejecución de las macros.- Existe la posibilidad de utilizar dos características que facilitan la individualización de los problemas relativos a las macros. Vemos su ejecución paso a paso:

-Abrir la macro en vista diseño

-Elegir el icono paso a paso de la barra de herramientas

-Ejecutar la macro según un único procedimiento

-Elegir el botón paso a paso para ejecutar la operación visualizada en la ventana de diálogo.

Si la acción depende de una condición que tiene un valor falso, en este caso no se ejecutará.
Ventana de diálogo Acción no ejecutada:
Cuando aparece el mensaje de error de una macro, escogiendo Aceptar verá la ventana de diálogo Acción no ejecutada (la misma de la macro paso a paso) con el único botón disponible, el de Detener.

Macros en Access

2008-11-16T17:00:00.000-08:00

Uso de las macro.- Una macro ejecuta automáticamente una o más operaciones repetidas, cada una de las cuales recibe el nombre de acciones. Access viene provisto de una lista de acciones utilizables para la creación de una macro. Las macros sirven para:

-Abrir al mismo tiempo dos fichas y observar los datos que hay vinculados entre ambas

-Buscar los informes

-Automatizar las transferencias de datos

Crear un macro.- Para ello debemos:

-En la ventana Base de datos, hacer clic sobre el botón correspondiente

-Hacer clic en el botón Nuevo: se abre una ventana Macro cuya parte superior se usa para la inserción de las acciones (también se pueden introducir comentarios). Los argumentos de una acción se encuentran en la parte inferior de la ventana.

Para agregar una acción se pueden utilizar dos métodos: Seleccionar la acción deseada de la lista de acciones que aparece haciendo clic en la columna Acciones y después sobre la flecha hacia la derecha. En la parte inferior, Argumentos de acción, indicaremos en la voz Nombre del formulario, el nombre del formulario que deseamos abrir con la macro. Arrastrando un objeto, como por ejemplo un formulario, de la ventana de la Base de datos hasta la ventana macro de la columna Acción.

Establecer argumentos.- La mayoría de las acciones disponen de argumentos que aportan informaciones posteriores sobre la modalidad de ejecución, especificando los objetos o datos a utilizar. Por ejemplo, la acción Abrir tabla dispone del argumento "Nombre de la tabla" que indica la tabla que debe ser abierta (en caso que se arrastre la tabla, el argumento se agrega automáticamente).

Realización de una copia de seguridad.- Se puede utilizar el comando Guardar como del menú Archivo, pero si se sale sin guardar los cambios, le preguntará si desea ejecutar esta acción antes de salir.

Ejecutar un macro.- Existe la posibilidad de ejecutar una macro de la ventana macro haciendo clic sobre el icono Ejecutar, o bien en la ventana Base de datos, haciendo clic sobre el botón Ejecutar.

Filtrar los datos

2008-11-12T20:51:00.000-08:00

Ir al grano.- Se recurre a la operación de filtración cuando se desean eliminar muchos informes, de tal modo que aparezcan sólo aquellos que nos interesan. Para aplicar un filtro podemos recurrir a dos métodos:

Filtro por selección: es el método más sencillo para realizar filtraciones, pero antes de usarlo se debe localizar en la tabla un ejemplo del valor que debe encontrarse en los informes filtrados. Para ello:

-Elegir el campo que contenga un ejemplo del valor que debe encontrarse en todos los informes filtrados.

-Seleccionar eventualmente sólo una parte de la voz del campo (por ejemplo, en el campo Apellidos, seleccionar la letra B si deseamos todos los informes que empiezan por esa letra)

-Hacer click en el botón filtro para selección.

Filtro para formulario: es un método más potente respecto del anterior en cuanto que permite la inserción de expresiones lógicas para localizar informes. Vemos:

-Abrir el formulario en Vista hoja de datos y hacer click sobre el botón de Filtro formulario

-Aparece un formulario en blanco con una única fila de informes. Hacer click en el campo en el cual deseamos vincular un criterio (también se puede usar menor de... mayor de...)

Uso de expresiones en los informes

2008-11-12T20:27:00.000-08:00

Manejo de expresiones.- Las expresiones permiten realizar cálculos matemáticos y administrar valores de texto, por ejemplo, combinando dos o más campos para formar un único valor. Para llevar a cabo esta operación, como en el caso de las fichas, se deberá:

-Hacer click en la herramienta cuadro de texto.

-Hacer click en el interior del informe

-Hacer click dentro del cuadro y escribir la expresión adecuada (por ejemplo, =[Precio]*1,1 para obtener un precio al 10 por ciento)

La expresión también se puede introducir en la tabla de propiedades en Crear control directamente o bien activando el Generador de expresiones. Para insertar un número de página es suficiente con insertar un cuadro de texto con la expresión =Página en el encabezado o en el pie de página.

Diseño de un informe

2008-11-11T20:47:00.000-08:00

Diseño de un informe.- Puede suceder, después de haber creado un informe con el asistente, que surja la necesidad de modificarlo insertando los controles necesarios. Para crear cuadros de texto vinculados o calculados se hace del mismo modo que en el caso de los formularios, así como también para el uso de las herramientas. Los controles etiqueta se usan en la mayoría de los informes creados y pueden utilizarse para los títulos y demás.

Personalizar los formatos de vista de datos.- Modifica los cuadros de texto: los cuadros de texto son los controles utilizados con mayor frecuencia en los informes, ya que permiten visualizar diversos tipos de datos, como nombres, direcciones, números de teléfono... Vinculando las propiedades se puede modificar el tamaño o el aspecto de los cuadros los datos que contengan. Vinculando las propiedades "Aumentar" y "Reducir" a "Sí", se pueden regular verticalmente las dimensiones del campo (sobre todo para los campos Memo, que pueden ser muy largos).

Existe la posibilidad de utilizar cuadros de control, botones de opciones y controles autónomos para visualizar los valores Sí/No. Así, si tenemos un cuado con el campo Coste, podemos crear un campo de control, hacer click con la tecla derecha en el símbolo de control y en Crear control insertar la inscripción =[Coste]>15.000. De este modo en el informe aparecerán con el signo carácter superior únicamente los objetos superiores a esta cifra. Si se crea un cuadro de texto, cuando se pasa a vista preliminar, se abre una venta donde se solicita escribir los datos que desea que aparezcan en el informe.

Orden de los datos.- Cuando se imprime un informe se intenta organizar del modo más funcional, ordenándolo, por ejemplo, por orden alfabético. El tipo de orden se encuentra en la ventana Ordenar y agrupar. Para ello se debe:

-Abrir el informe en Vista diseño.

-Elegir ordenar y agrupar en del menú Ver.

-Utilizar la parte superior de la ventana para escoger el campo sobre la base del cual ordenar y el tipo de orden (ascendente, descendente, etc.).

Insertar objetos diversos

2008-11-10T19:20:00.002-08:00

Añadir objetos procedentes de otras aplicaciones.- Un objeto es una unidad de información creada a partir de una aplicación para Windows que soporta Ole. Cuando un objeto se incorpora a un formulario, éste pasa a formar parte del archivo de la base de datos (Mdb). Sin embargo, un objeto vinculado aparece memorizado en el archivo en que ha sido creado y el formulario únicamente memoriza la posición del archivo objeto y visualiza una representación del objeto vinculado.

Para insertar una imagen.- Se puede insertar el campo Imagen en una tabla y seleccionar en Vista diseño, en "Tipo de datos" Objeto Ole. Puede cambiar a Vista Hoja de datos si hace click sobre el campo de imágenes y después sobre el comando Objeto del menú Insertar. En la ventana que se abre se escoge Crear Nuevo y a la aplicación que desea usar para diseñar (para regresar a Access, hacer click sobre Archivo y elegir el comando Regresar a la tabla) o bien Crear archivo, buscando el diseño en el directorio donde está guardado.

El diseño se puede ver luego en un formulario creado usando el campo Imagen (arrastrando el formulario). El tamaño de la ventana puede regularse en Vista diseño actuando sobre los cuadraditos adecuados. Para insertar la imagen se puede usar un marco objeto vinculado o no vinculado.

Insertar gráficos.- Existe la posibilidad de realizar un formulario con el Asistente para gráficos. Para llevar esto a cabo se debe:

-Después de hacer click sobre el botón Nuevo, luego elegir el Asistente para Gráficos.

-Seguir las instrucciones en las diversas ventanas que se abren sucesivamente.

Además, existe la posibilidad de realizar un gráfico de un formulario ya diseñado eligiendo Insertar gráfico.

Uso de expresiones

2008-11-10T19:20:00.001-08:00

Las expresiones se usan para ver informaciones que no pueden ser obtenidas diariamente de la base de datos. Por ejemplo, para calcular el precio descontado a un producto se puede insertar un cuadro de texto que multiplica el campo Precio unitario por un determinado valor (por ejemplo, 0,75 para un descuento del 25 por ciento).

Los caminos para introducir una expresión.- Existen dos vías posibles para ello. Veamos:

-Usar un cuadro de texto donde se escribe directamente la expresión precedida por el signo de igual e incluyendo el nombre del campo entre corchetes.

-Introducir la expresión en la tabla de propiedades en la voz Origen de controles.

-Usar de nuevo la tabla de propiedades sirviéndose en este caso del generador de expresiones (siempre de Origen de controles)

Combinar valores de texto.- Si desea ver al mismo tiempo los valores de dos o más campos existe la posibilidad de combinarlos utilizando una expresión apta. Por ejemplo, para combinar Dirección, Ciudad y Capital, ya presentes en tres campos distintos, se puede emplear la siguiente expresión: =[Dirección] & "," & [Ciudad] & "" [Capital] (el signo & sirve para combinar dos o más controles).

Uso de los botones de comando: sombreado

2008-11-10T19:14:00.000-08:00

Sombreado.- Para crear un efecto de sombreado se debe:

-Elegir la herramienta rectángulo y diseñarlo.

-Sobreponerlo al control y cambiarle el tamaño de manera que sea ligeramente más grande.

-Colorearlo y disponerlo en un segundo plano.

-Desactivar el comando Cuadrícula del menú Ver. Seleccionar el control y situarlo en la posición deseada.

Selección de un grupo de opciones.- Un grupo de opciones se utiliza para presentar un conjunto limitado de alternativas: el de un formulario está constituido por una serie de cuadros de control, botones de opciones o botones de alternar incluidos en un marco con una etiqueta vinculada. Para crearlo se puede recurrir al Asistente.

Crear con el asistente.- Para ello, deberemos:

-Hacer click sobre la herramienta Asistente para controles.

-Hacer click en Grupo de opciones en el cuadro de herramientas.

-Hacer click en el formulario en el punto en el cual se desea situar el ángulo superior izquierdo.

-Seguir las instrucciones de la ventana que se abre inmediatamente.

-Activar con la tecla derecha la tabla de propiedades y en la voz Origen controles, insertar el nombre del campo.

Crear sin el asistente.- Vamos a seguir los siguientes pasos:

-Deseleccionar la herramienta Asistente para controles

-Hacer click sobre la herramienta Grupo de opciones

-Crear el grupo haciendo click sobre el formulario, o bien, si se desea unirlo a un campo, seleccionarlo y arrastrarlo hasta éste.

-Hacer click sobre la herramienta botón de alternar, cuadro de controles o botón de opciones.

-Desplazarse por el interior del grupo y hacer click para insertar el control (repetir los pasos 4 y 5 para todos los controles a insertar)

-Abrir la tabla de propiedades y escribir el nombre del campo en origen de control.

-Hacer click sobre cada control e insertar el texto deseado. Para tener los controles a la misma distancia en vertical u horizontal, seleccionarlos sin la etiqueta y teclear Espacio Vertical u Horizontal del menú Formato y después Espacio igual.

Uso de los botones de comando

2008-11-06T17:13:00.000-08:00

El botón de comando se utiliza para acelerar una operación (apertura de un formulario, desplazamiento entre informes, etc.), para lo cual se precisa escribir una macro o un procedimiento de evento de Access Basic. Podemos utilizar los botones predefinidos realizables con el asistente o bien los podemos diseñar nosotros mismos.

Crear un botón de comando con el asistente.- Para ello deberemos:

-Elegir el botón Asistente para controles si no se encuentra ya activado.

-Hacer click en el formulario en el punto en el que se desea situar el ángulo superior izquierdo del botón y arrastrar a los tamaños deseados.

-Seguir las instrucciones de la ventana que se abrirá inmediatamente (elegir entre insertar un título o una imagen).

Cambiando a Vista formulario se puede verificar si la posición del botón es la deseada o, si no, se puede modificar regresando a Vista diseño.

Crear un botón sin el asistente.- Para ello deberemos seguir los siguientes pasos:

-Desactivar la herramienta Asistente para controles

-Hacer click sobre la herramienta Botón de comando

-Hacer click en el punto de formulario en donde se desea situar el ángulo superior izquierdo del control y arrastrar.

-Hacer click en el interior del botón y teclear el nombre que deseamos asignarle.

-Hacer click con la tecla derecha en el interior del botón y elegir Generar evento>Generador de macros y escoger la columna Acciones de la función que debe desarrollar la macro.

Existe la posibilidad de asignar un título al botón operando a través de la tabla de propiedades (Propiedades>Formato>Imagen>seleccionar el Generador de imágenes).

Añadir efectos especiales.- La funcionalidad de un formulario estriba en la capacidad de evidenciar las informaciones más importantes y en la simplificación en la introducción de datos. Para tal fin, algunos retoques gráficos podrían mejorar estos dos aspectos (de todos modos, debemos tener en cuenta que si el formulario debe imprimirse es contraproducente el uso de colores y efectos tridimenensionales), así como también puede recurrirse al uso de elementos gráficos tales como rectángulos, efectos tridimensionales, sombreados, etc.

Los valores Sí/No

2008-11-03T10:57:00.000-08:00

Vista de los valores Sí/No con cuadros de control, botones de opciones y alternar.- Para establecer los valores Sí/No podemos utilizar como controles los cuadros de control, los botones de opciones y los botones de alternar. La diferencia entre estos objetos consiste únicamente en su aspecto. Veamos:

-Un cuadro de control seleccionado está marcado por un signo de inicio.

-Un botón de opciones seleccionado incluye un punto.

-Un botón de alternar seleccionado aparece pulsado.

Estos controles son particularmente útiles cuando están vinculados a campos Sí/No: cuando se selecciona o se desactiva un cuadro de control, un botón de opciones o un botón de alternar vinculado a un campo Sí/No, el valor aparecerá en la cuadrícula o consulta disponible. Por ejemplo, si en una cuadrícula para un producto se inserta el campo disponible (con tipo de datos Sí/No), existe la posibilidad de crear un formulario con un control realizado seleccionando la herramienta idónea, haciendo click sobre el campo disponible y arrastrándolo al formulario: haciendo click en el control Vista formulario, el dato aparecerá en la tabla. Para hacer esto es necesario:

-Realizar un nuevo formulario en Vista diseño seleccionado la tabla de origen de los datos

-Hacer click sobre la herramienta Botón de alternar, determinar el tamaño deseado, hacer click en su interior y escribir "Disponible".

-Hacer click en su interior con el botón derecho y elegir Propiedades>Datos>Hacer click sobre la flecha y escoger Disponible.

Personalizar Formularios

2008-10-29T20:06:00.000-07:00

Personalizar un formulario.- Esta operación nos permite mejorar el aspecto gráfico y convertir en más funcional el uso de una base de datos. Se pueden insertar listas de opciones, botones que permitan la apertura de un formulario y aplicarlos a las mismas imágenes. Además, se puede sustituir un cuadro de texto por un cuadro de resumen o por un conjunto de opciones que permiten seleccionar un valor en vez de teclearlo. Finalmente, se pueden usar rectángulos o líneas para resaltar informaciones claves o para crear efectos especiales tales como el sombreado.

Disponer de un listado de opciones en un recuadro de resumen.- Muchas veces resulta más sencillo elegir un valor de una lista antes que teclearlo. Para tal fin, Access dispone de dos tipos de controles que suministran listados de opciones arrastrables, es decir, los Cuadros de resumen y los Cuadros combinados. El Cuadro de resumen está formado por un listado de valores, siempre visible, en el cual se puede realizar una selección. Un cuadro combinado es la combinación de un cuadro de texto y de uno de resumen en un único control: el listado aparecerá únicamente cuando se abra.

Crear con el asistente.- Para ello deberemos:

-Si todavía no ha sido activado, hacer click sobre la herramienta Asistente para controles en el cuadro de herramientas.

-Hacer click sobre la herramienta Cuadro combinado o de resumen.

-Hacer click en el formulario en el punto donde se desee insertar el control.

-Seguir las instrucciones de la ventana de diálogo que se abren sucesivamente y después hacer click en Terminar.

Diseñar un formulario, más opciones

2008-10-28T16:44:00.000-07:00

Crear controles no asociados.- Se utiliza el cuadro de herramientas que se abre automáticamente cuando se muestra el formulario en la modalidad de diseño. Para hacer esto se debe:

-Hacer click sobre la herramienta correspondiente al control que se desea crear.

-Hacer click en el formulario en la posición en que se desea situar el ángulo superior izquierdo del control, después se arrastra (haciendo click y soltando el botón del ratón) y se crea un control de tamaño de estándares.

Si se desean realizar diversos controles se debe bloquear la herramienta que se está utilizando y hacer doble click sobre ésta. Para desactivar la función, debe hacer click nuevamente sobre la herramienta.

Crear un cuadro de texto calculado.- Para ello debemos:

-Hacer click sobre la herramienta Cuadro de texto después de haber visto los campos de la Tabla en la cual deseamos operar.

-Hacer click en el formulario y arrastrarlo hasta los tamaños deseados.

-Teclear el símbolo de igual seguido de una expresión (por ejemplo, =[Precio Unitario]*1,1)

Agregar selecciones.- La funcionalidad de un formulario puede mejorarse agregando otras secciones a su cuerpo (en total son cinco). Vemos:

-Encabezado de formulario: muestra el título del formulario, eventuales instrucciones relativas a su uso o botones de comandos que abren las fichas vinculadas (aparece impreso una sola vez al principio de la página)

-Encabezado de página: en la parte superior de cada página aparecen informaciones tales como el título.

-Cuerpo: muestra los informes.

-Pie de página (página): en la parte inferior de cada página muestra información variada, como la fecha y el número de página.

-Pie de página (formulario): muestra diversas informaciones como instrucciones relativas al uso del formulario.

Para añadir o desplazar encabezados y pies de página debemos recurrir al comando Encabezado y Pie de pág>Página y encabezado>Pie de pág. Formulario, del menú Ver. Para modificar las dimensiones de una sección, en Vista diseño es suficiente con situar el puntero del ratón en el borde superior de la sección y arrastrarlo hasta conseguir las medidas deseadas.

Diseñar un formulario

2008-10-23T18:33:00.001-07:00

Existe la posibilidad de abrir un formulario en blanco y añadirle todos los controles que se deseen. Estos pueden distinguirse entre:

-Dependientes: su fuente es un campo de una tabla o de una consulta. Puede contener textos, fechas o números.

-Independientes: no disponen de una fuente de datos y se utilizan para ver informaciones, líneas, rectángulos o imágenes.

-Calculados: su fuente de datos es una expresión (por ejemplo, =[Precio unitario]*0,75).

Crear controles de cuadros de texto.- Existe la posibilidad de crear un control vinculado a un campo, seleccionando este último de la lista de campos y arrastrándolo hasta el formulario. Así se crea un cuadro predeterminado, con una etiqueta adjunta que, por defecto, utiliza el nombre del campo como título.

También podemos crear un control utilizando el Cuadro de herramientas y escribiendo directamente el nombre del campo en el control o bien seleccionándolo en la tabla de propiedades del propio control (bajo el nombre Origen de Control), que se abre seleccionando el control y haciendo click en su interior con el botón derecho y eligiendo Propiedades>Datos. En el caso del nombre de una etiqueta podemos proceder del mismo modo, escribiendo directamente en su interior o bien abriendo la tabla de propiedades y escribiéndolo en la voz Etiquetas.

Modificar un Formulario

2008-10-23T18:32:00.000-07:00

Seleccionar, desplazar y modificar los controles.- Una vez creado el formulario con la ayuda del asistente, puede presentársele la necesidad de desplazar o redimensionar algunos controles. Esto solamente puede hacerlo después de haberlos seleccionado haciendo click encima de ellos. Algunos controles (cuadros de texto o cuadros de control) disponen de una etiqueta adjunta que se puede seleccionar conjuntamente con el control. Si selecciona un cuadro de texto, a su alrededor aparecerán los cuadrillos de redimensión (moviéndose a su alrededor aparece una pequeña mano negra para arrastrarlos), mientras que la etiqueta dispondrá de un único cuadrillo para el arrastre. Sucede lo contrario si selecciona la etiqueta. Si realiza el arrastre manteniendo pulsada la tecla Mayús., entonces se realizará tanto en horizontal como en vertical. Para redimensionar un control respecto a otro se debe:

-Seleccionar los controles de redimensionar.

-Elegir el tamaño del menú Formato.

-Elegir entre opciones existentes (Ajustar al más alto, al más corto, el más estrecho y el más ancho)

Copiar un control.- Para copiar un control es necesario:

-Seleccionar el control deseado

-Elegir Duplicar en el menú Edición

Existe la posibilidad de usar únicamente la técnica del copiar-pegar.

Eliminar un control.- Para eliminar un control con la etiqueta adjunta, basta con seleccionar el control y pulsar Supr. Para eliminar únicamente la etiqueta, basta con seleccionarla pulsar Supr.

Alinear los controles.- Existe la posibilidad de alinear los controles de la cuadrícula o bien uno al lado del otro. En el primer caso se debe:

-Seleccionarlos utilizando la herramienta Seleccionar objeto (flecha blanca)

-Escoger el comando Alinear del menú Formato y después la cuadrícula

En el segundo caso se debe:

-Seleccionar los controles que se encuentran en la misma columna o en la misma fila.

-Elejir el comando Alinear del menú Formato y después Izquierda o Derecha, o bien Arriba o Abajo.

Espaciado uniforme de los controles.- Si deseamos que entre los controles exista el mismo espacio debemos:

-Seleccionarlos

-Elegir el comando Espacio horizontal o vertical del menú Formato

-Seleccionar Espacios iguales

Manejo de Formularios II

2008-10-23T18:25:00.000-07:00

Crear un formulario sin el asistente.- Para ello deberemos:

-En la ventana de la base de datos, elegir la ficha Formularios y hacer click en el botón Nuevo.

-En la ventana de diálogo Nuevo Formulario, elegir Vista diseño.

-Elegir Ver Lista de campos y hacer click en el nombre de la tabla o de la consulta que incluye los datos sobre los cuales desea que se base el formulario.

-Hacer click en el campo deseado y arrastrarlo hasta el interior del formulario.

Si el formulario no debe contener datos, por ejemplo, cuando se desee crear un formulario para abrir otros formularios u otros informes, o bien se desea crear una ventana de diálogo personalizada, no realice ninguna selección en esta lista.

Nota: si desea crear un formulario que utilice los datos de más tablas, base el formulario en una consulta que contenga las tablas que desea incluir. Finalmente, pulse Aceptar.

La ventana del formulario se visualiza en Diseño, pero existen otras posibilidades para visualizarla: Vista Diseño, Vista Formulario, Vista Hoja de Datos y Vista Preliminar. Veamos:;

-Vista diseño: se utiliza para crear un nuevo formulario o para modificar las características de uno ya existente.

-Vista Formulario: se utiliza para visualizar todos los campos de los registros y hacerse una idea de la forma del formulario.

-Vista Hoja de Datos: se utiliza para agregar, modificar o ver los datos.

-Vista Preliminar: se utiliza para controlar el aspecto que tendrá el formulario en la página impresa.

Eligiendo Vista Diseño aparece un área de trabajo organizada con las herramientas necesarias para la realización de un diseño. En ella aparecen etiquetas y controles vinculados a diversos campos, el cuadro de herramientas, la paleta de colores y la lista de campos (si el formulario no se ha realizado con el asistente, para poder crear los controles debe hacer click sobre el nombre del campo y arrastrarlo hasta el formulario).

Manejo de Formularios

2008-10-19T01:41:00.001-07:00

Los formularios permiten organizar los datos de manera análoga a las fichas en los documentos a rellenar, introducir los datos en la base de datos, verlos e imprimirlos.

Crear un formulario.- Existe la posibilidad de crear un formulario utilizando un asistente o bien automáticamente mediante el Asistente para formularios. El Asistente para formularios realiza más rápidamente el proceso de creación de un formulario ejecutando automáticamente todas las operaciones fundamentales. En tal caso, al usuario se le solicitan las informaciones y se crea un formulario basándose en las respuestas dadas. También es posible ir a Vista Diseño para personalizar el formulario.

Crear un formulario utilizando el Formulario de Entrada.- El formulario de Entada crea un formulario que visualiza todos los campos y los registros de la tabla o consultas seleccionadas. Cada campo se muestra en una fila diferente con una etiqueta a la izquierda. Para hacer esto es necesario:

-En la ventana de la base de datos, elegir la ficha Tablas o Consultas.

-Hacer click en la tabla o en la consulta sobre la cual deseamos que se base el formulario o bien abrir la tabla o la consulta en cualquier vista.

-Hacer click sobre la flecha junto al botón Nuevo objeto de la barra de herramientas, y después hacer click nuevamente sobre Formulario de inicio.

Crear un formulario con un asistente.- Para ello deberemos:

-En la venta de la base de datos, elegir la ficha Formularios y hacer click sobre el botón nuevo.

-En la ventana de diálogo Nuevo Formulario, escoger el asistente que se desee utilizar. A la izquierda de la ventana de diálogo aparecerá una descripción del asistente.

-Hacer click en el nombre de la tabla o de la consulta que incluye los datos sobre los cuales desea que se base el formulario.

-Pulsar Aceptar.

Si ha escogido la opción Asistente para Formularios, Asistente para Gráficos o Asistente para Tablas Dinámicas, siga las indicaciones que aparecen en la ventana de diálogo del Asistente.

Tipo de consultas

2008-10-19T01:30:00.000-07:00

Consultas de comandos.- Una consulta de comandos aporta modificaciones a muchos registros con una única operación. Existen cuatro tipos de consultas de comando: de Eliminación, de Actualización, de Alineación y de Creación de Tablas.

-Consultas de eliminación: este tipo de consulta elimina un grupo de registros de una o más tablas. Existe la posibilidad, por ejemplo, de utilizar una consulta de eliminación para reemplazar los productos que se han dejado de producir o para aquellos sobre los cuales no existen pedidos. Con las consultas de eliminación siempre se eliminan registros internos y no únicamente determinados campos de su interior.

-Consultas de actualización: este tipo aporta modificaciones globales a uno o más tablas. Existe la posibilidad, por ejemplo, de aumentar en un 10 por ciento el precio de todos los productos lácteos o aumentar los salarios en un 5 por ciento a las personas pertenecientes a una determinada categoría laboral.

-Consultas de alineación: estas consultas agregan un grupo de registros de una o más tablas al final de una o más tablas. Supongamos, por ejemplo, que se han conseguido nuevos clientes y existe una base de datos que contiene una tabla de información sobre estos. En vez de teclear nuevamente todas estas informaciones, se alinean en la tabla correspondiente de Clientes.

-Consultas de creación de tablas: este tipo de consultas crea una nueva tabla basándose en todos los datos o parte de estos existentes en una o más tablas.

-Consultas de parámetros: una consulta de parámetros es una consulta que, cuando se ejecuta, muestra una ventana de diálogo que solicita informaciones, como por ejemplo criterios para recuperar registros o un valor que se desea insertar en un campo.

-Consultas de buscar duplicados: encuentra los registros repetidos en una misma tabla.

Consultas: registros con valores, campos calculados

2008-10-19T01:27:00.000-07:00

Selección de los registros que contienen valores.- Existe la posibilidad de seleccionar los registros según si contienen menos de diez valores (por ejemplo, son las cifras que posee un número de fax). Para llevarlo a cabo, se debe introducir en los criterios, debajo del campo elegido (por ejemplo, el fax), la inscripción IS NOT NULL -ES NO NULO- (o NOT NULL -NO NULO-, es decir, que no sea un valor nulo).

Crear campos calculados.- Existe la posibilidad de crear en el QBE campos calculados y que estos ejecuten correctamente los cálculos. Si por ejemplo ya tenemos el campo Precio Unitario y el de Cantidad, podemos crear un nuevo campo para calcular el Precio Total. La redacción en este caso sería:

-Precio Total: [Precio Unitario]*[Cantidad] (los nombres de los campos deben ir entre corchetes).

O bien,, para calcular el descuento de diversos objetos, podemos insertar la fórmula Total:= [Precio]-[Precio]*[Descuento]/100

Cálculo de fórmulas en las consultas.- Existe la posibilidad de realizar preguntas vinculadas a grupos de datos. Esto puede realizarse con las consultas con fórmulas. Para llevarlo a cabo se debe:

-Crear una consulta y arrastrar los datos que se deseen al QBE

-Elegir el comando Totales del menú Ver.

En la cuadrícula QBE aparecerá la fila "Fórmula" con el valor predeterminado "Agrupación". En la celda fórmula, debajo de cada campo, debe seleccionar el tipo de fórmula (por ejemplo, Cuenta, para calcular la cantidad de registros, Suma, Media, Máximo y Mínimo, etc., con el significado conocido).

Consultas: establecer criterios

2008-10-19T01:26:00.000-07:00

Establecer criterios.- El establecimiento de criterios permite limitar el Dynaset correspondiente a determinados registros. Los criterios se especifican a partir de una expresión que indica los registros a incluir y que puede ser simple (por ejemplo, todos los registros vinculados con filiales españolas se encontrarán escribiendo "España") o un poco más compleja (encontrar todos los registros vinculados a los representados en edades comprendidas entre los 20 y los 30 años, escribiremos: Between 20 and 30). Una expresión puede ser tecleada directamente en la cuadrícula QBE en el recuadro "Criterios" a partir de una descripción precisa (para las filiales españolas del ejemplo anterior, podemos escribir: España, =España, "España", ="Italia") o bien podemos recurrir al generador de expresiones. En dicho caso se debe:

-Seleccionar la celda Criterios de la cuadrícula QBE.

-Hacer click sobre la tecla derecha y elegir el comando Generar.

-En la venta que se abre, llamada Generador de Expresiones, escribiremos todo lo que se desee recurriendo cuando sea posible a las funciones ya presentes.

Utilización de los caracteres Jolly.- Durante el diseño de una consulta existe la posibilidad de seleccionar los campos que contienen una serie de caracteres (por ejemplo, todos los nombres que empiezan por la letra B...). Los caracteres Jolly fundamentalmente son:

-?, sirve para un único carácter, ubicado en esa posición.

-*, sirve para una cantidad cualquiera de caracteres ubicados en esa posición.

Por ejemplo:

Pa?la, mostraría Pabla, Paula, etc.

*imo, mostraría veintésimo, trigésimo, etc.

Selección de registros que no se corresponden con un valor determinado.- Para llevar a cabo esto, utilizaremos el operador Not. De este modo, si deseamos buscar todos los nombres que empiecen por la letra S, escribiremos Not S*.

Planteamiento de los criterios más importantes.- En una consulta existe la posibilidad de establecer diversos criterios para un campo utilizando los operadores And y Or. Por ejemplo, para seleccionar todos los apellidos que empiecen por la letra B y que contengan la letra S, escribiremos "B*" And like "*S*". Si utilizamos el operador Or, conseguiremos que satisfaga un criterio o bien el otro.

Operaciones y modificación de Consultas

2008-10-19T01:25:00.000-07:00

Nueva ubicación, introducción y supresión de campos.- Para desplazar un campo debe:

-Seleccionarlo haciendo click sobre el selector de campo

-Hacer click nuevamente sobre el selector y arrastrar la columna a una nueva posición.

Vista de un Dynaset.- Después de hacer diseñado la consulta, existe la posibilidad de ver el Dynaset correspondiente utilizando el botón Ver que aparece en la hoja de datos. Para regresar a la anterior vista es suficiente con hacer click en el icono Vista diseño (existe la posibilidad de realizar las modificaciones y después regresar a la vista anterior).

Cambiar el nombre a un campo de una consulta.- Para cambiar el nombre de un campo se debe:

-Abrir la consulta en Vista diseño.

-Hacer click a la izquierda de la primera letra del nombre del campo en la cuadrícula QBE.

-Introducir el nuevo nombre seguido de dos puntos (:)

Planteamiento del tipo de orden.- Cuando se ejecuta una consulta se ve el Dynsaet correspondiente y del modo más sencillo la interpretación de los datos si están ordenados. La creación de una consulta que ordene los datos resulta útil si se desea ver los datos ordenados en un formulario o en un informe. Para especificar el tipo de orden se debe:

-Hacer click sobre la celda Ordenar en el QBE (Registros) relativa al campo a ordenar, y después hacer click sobre la flecha de selección.

-Elegir "Ascendente" o "Descendente"

Existe la posibilidad

Crear una consulta: vista diseño

2008-10-19T01:23:00.000-07:00

Vista diseño.- En la venta se muestra la tabla que se abre. Se debe seleccionar la tabla o la consulta (o ambas) que interesa en la ficha respectiva haciendo click sobre el botón Añadir y finalmente pulsando sobre Cerrar. Para seleccionar más voces en un orden suelto, haga click manteniendo pulsada la tecla Ctrl. Para seleccionar todas las voces, haga click sobre la primera y después sobre la última, manteniendo pulsada la tecla Mayús., o bien haga click en la primera y arrastre.

En la venta Consultas de selección aparecerá una lista de campos. Se puede hacer click sobre el nombre de campo y arrastrarlo a la fila inferior llamada Campo. Cada columna contiene las informaciones relativas al campo influido en la consulta. Para agregar más campos es suficiente con seleccionar los campos deseados manteniendo pulsada la tecla Ctrl y después arrastrarlos todos juntos a la cuadrícula QBE (consultas por ejemplo: Query By Example). Para añadir todos los campos juntos, se debe seleccionar el asterisco situado en la parte superior de la lista de los campos y arrastrarlo hasta la cuadrícula. Si se han seleccionado más tablas, se podrán ver las líneas que las unen (join) y que nos muestran de qué modo un registro de una tabla está vinculado con el registro de otra.

Clases de vistas de una Consulta.- La ventana consulta dispone de tres tipos de vistas:

-Diseño: para crear una consulta o modificar una ya existente. En tal caso, dispone de herramientas gráficas para crear la consulta.

-Hoja de datos: para examinar los datos extraídos de la consulta.

Crear una consulta

2008-10-19T01:21:00.000-07:00

Existe la posibilidad de crear una consulta mediante el asistente o bien manualmente, eligiendo Ver diseño.

Asistente.- Existen cuatro posibilidades para la creación de consultas mediante el asistente. Vemos:

1- Asistente para consultas sencillas: crea una consulta de selección sobre la base de los campos seleccionados y es el tipo más común de consulta. Para crearla debe:

-Abrir la base de datos y hacer click sobre la ficha Consultas

-Hacer click en el botón nuevo

-Hacer click en Asistente para consultas sencillas y después en Aceptar

-En la ventana que se abre, seleccionar la tabla de la cual desea llevarse los datos de la Tabla/Consultas

-Hacer click en un nombre de campo en el cuadro de Campos disponibles y sobre el botón > para introducirlo (o bien sobre el botón >> para introducirlos todos)

-Elegir, si fuese necesario, otra tabla y adjuntar los campos ulteriores

-Asignar un título a la consulta y hacer click en el botón Terminar

-Asistente para consultas de referencias cruzadas: crea una consulta de referencias cruzadas para ver datos en un formato compacto semejante al de una hoja de cálculo.

-Asistente para consultas de buscar duplicados: crea una consulta que busca registros con valores de campo duplicados en un campo de una sola tabla o consulta.

-Asistente para consultas de buscar no coincidentes: crea una consulta para buscar en una tabla los registros que no tienes registros relacionados en otra tabla.

Manejo de Consultas

2008-10-15T22:00:00.000-07:00

Uso de las consultas.- La funcionalidad de una base de datos se encuentra en su capacidad de ver los datos deseados organizados en base a un cierto orden. Una consulta es una herramienta que consiste en poder solicitar los datos memorizados. Las más frecuentes son las de selección que consisten en ver los datos de las tablas, analizarlos y, eventualmente, modificarlos. Los datos solicitados se visualizan en una Dynaset, que muestra un conjunto dinámico de datos procedentes de una o más tablas. Existe la posibilidad de agregar y modificar los datos en el campo del Dynaset, así como en una tabla. Las modificaciones tendrán efecto sobre las tablas de origen de la misma base de datos.

Con las consultas se puede:

-Elegir determinados campos de una tabla

-Elegir los registros (por ejemplo, las personas nacidas en un determinado año)

-Ordenar los registros (por ejemplo, en orden alfabético ascendente o descendente)

-Ejecutar cálculos (campos calculados) para, por ejemplo, crear un campo que multiplique el precio por la cantidad existente y que después memorice el resultado.

Manejo de los campos

2008-10-15T21:59:00.000-07:00

Solicitud de introducción de datos en un campo.- Si se desea que un campo contenga un valor para cada informe, se debe seleccionar la propiedad "Indexado" del campo "Sí" en Vista Diseño. De este modo impedirá la memorización de un valor Nulo en el campo. Si se pretende guardar un informe que no contenga ningún valor en un campo considerado necesario, aparecerá un mensaje y no se accederá a guardar el informe hasta que no se haya introducido el valor en el campo.

Introducir un nuevo campo en una tabla ya existente.- Para realizar este paso debemos abrir la tabla en Vista Diseño y hacer click en el campo en que se desea introducir algo y después utilizar el comando Filas del menú Insertar. Más tarde asignaremos el nombre deseado al nuevo campo. Para eliminar un campo, es suficiente con seleccionarlo y eligir el comando Eliminar filas del menú Edición.

Base de datos vinculadas y la clave principal.- Access funciona de un modo más eficaz si se define una clave principal que consiste en un campo (o más) que identifica de modo unívoco cada uno de los informes de la tabla. A menudo, como clave primaria se utiliza un número o código de identificación (Id) dado que este tipo de valores siempre es diferente para cada informe (no se puede, por ejemplo, utilizar el nombre porque no es unívoco). Cuando se guarda una tabla sin haber especificado la clave primaria, se pregunta si desea crear una. Eligiendo "Sí", se creará utilizando el campo Id.

Modificar una tabla que contiene datos

2008-10-15T21:57:00.000-07:00

Puede suceder que, después de haber diseñado una base de datos, surja la necesidad de llevar a cabo modificaciones añadiendo o eliminado campos, o bien cambiando los informes. Para tal fin, debe tener en cuenta que si se elimina un campo de una tabla será preciso eliminarlo de las fichas, consultas e informes basados en esa tabla.

Modificar el ancho de una columna.- Para ensanchar una columna se debe:

-Colocar el puntero del ratón a la derecha del selector de campo de la columna que se desea redimensionar

-Arrastrar hasta obtener el tamaño deseado.

-También es posible hacer doble click sobre el borde derecho del selector de campo de la columna a ensanchar: de esta manera la columna se redimensiona de acuerdo con la inscripción más larga.

Desplazar una columna.- Para desplazar una columna se debe:

-Seleccionar la columna deseada haciendo click sobre el selector de campo.

-Hacer click nuevamente sobre el selector y arrastrar (/aparece una barra más gruesa en correspondencia con el punto de destino).

Guardando la tabla al cerrar, se memorizan las modificaciones.

Copiar/arrastrar y eliminar datos.- En caso necesario, es posible copiar/arrastrar y pegar los datos de un campo a otro o de una tabla a otra, recordando que para seleccionar un campo es suficiente con hacer click en su selector adecuado, mientras que para seleccionar todos los informes se debe hacer click sobre el selector situado en el ángulo superior izquierdo. Para arrastrar/copiar los datos incluidos en un campo se debe:

-Seleccionar los datos que sirven.

-Hacer click sobre el icono copiar o cortar.

-Arrastrar al campo de destino: si se desea sustituir el valor actual del campo de destino se debe seleccionar el campo completo.

-Hacer click sobre el icono pegar.

Tablas: agregar informes y personalizar tablas

2008-10-15T21:55:00.001-07:00

Agregar informes.- Si la estructura ya posee una estructura definida, es suficiente con pasar a la vista de la hoja de datos y empezar a escribir. Para desplazarse dentro de los informes se puede usar la tecla Tab o bien, si la tabla es corta, hacer click sobre el informe deseado o bien escribir el número de informe en la parte inferior de la página y pulsar Enviar. Haciendo click sobre el último botón se puede añadir un informe al final de la tabla.

Para cambiar el nombre de una tabla es suficiente con seleccionarla en la venta de la base de datos y seleccionar el comando Cambiar nombre del menú Modificar (o bien utilizar el menú contextual, haciendo click con la tecla derecha sobre el nombre de la tabla seleccionada).

Personalización de una tabla.- En una tabla, con la vista diseño, es posible controlar el aspecto de los datos, evitar errores de introdución y especificar valores predefinidos, para lo cual se debe:

-Hacer click sobre el campo interesado (las propiedades aparecerán en la parte inferior de la ventana tabla).

-Hacer click sobre las propiedades del campo que se desea abrir.

-Guardar al cerrar.

Tablas: vista diseño, añadir campo, borrar y guardar tabla

2008-10-15T21:54:00.001-07:00

Tablas vista diseño.- Cuando se crea una tabla se especifica el nombre del campo (un máximo de 64 caracteres) en la misma fila y el tipo de datos que contendrá definiendo la naturaleza de los mismos. De hecho, haciendo click sobre las filas debajo de Tipo de datos, aparece una flecha que, activada con un click, abre un menú desplegable en cuyo interior podemos escoger entre:

Enfoque	Tipo de datos	Tamaño
Texto	Texto o texto con números que no precisan de cálculos matemáticos como un número de fax	Hasta 255 caracteres
Memo	Texto largo o texto numérico	Hasta 65.535 caracteres
Numérico	Números utilizados para cálculos matemáticos. El predefinido es Entero largo	Aprox. entre -2 mil millones y +2 mil millones
Fecha/Hora	Valores fechas y hora para los años entre 100 y 9999
Moneda	Valores para divisas que tiene de 1 a 4 decimales
Contador	Número secuencial unívoco
Sí/No	Contienen un único valor entre dos: Sí/No On/Off
Objeto OLE	Texto o texto numérico utilizado como dirección para un vínculo hipertextual
Asistente para búsquedas...	Crea un campo que permite seleccionar valores de otras tablas

Añadir un campo.- Para añadir un campo, cuando dudemos sobre qué nombre asignarle, o sobre el tipo de datos que contendrá, podemos recurrir al generador de campos. Para añadir un campo se debe:

-Hacer click en la fila en la cual se desea añadir un campo

-Hacer click sobre el botón derecho (menú contextual) y seleccionar Generar.

-Seleccionar una tabla del cuadro "Tablas de ejemplo"

-Seleccionar un nombre del campo del cuadro "campos de ejemplo".

-Seleccionar Aceptar.

Para especificar el tipo de datos, ya que por defecto aparece siempre "texto", es suficiente con hacer click sobre la flecha que aparece y seleccionar los datos deseados del menú que aparece.

Nueva disposición y supresión de campos.- Para desplazar un campo se debe:

-Seleccionar el campo sobre el selector a la izquierda del nombre del campo

-Hacer click nuevamente sobre el selector y arrastrarlo a su nueva disposición

Para eliminar un campo es suficiente con seleccionarlo y pulsar la tecla Supr.

Guardar una tabla.- Después de haber añadido un campo a una tabla se selecciona el comando Guardar como del menú Archivo y se escribe el nombre deseado. Su salimos de la tabla sin haber guardado los datos, se nos preguntará si deseamos guardarlos o si queremos definir una clave principal.

Tabla vista como hoja de datos.-
Cuando estamos en la modalidad estructura se pueden añadir campos o aportar otras modificaciones a la estructura de la tabla. Para añadir, modificar o ver los datos es necesario pasar a la modalidad Hoja de datos haciendo clic sobre el icono adecuado (o bien en Vista diseño o Vista Hoja de datos del menú Ver).

Manejo de Tablas

2008-10-15T21:51:00.000-07:00

Una tabla es un conjunto de datos que se refieren a un determinado argumento. Los datos se subdividen en columnas (campos) y filas (registros); cada campo contiene un único dato relativo, por ejemplo, a una personas, mientras que un registro contiene todas las informaciones relativas a la misma persona.

Creación de una tabla.- Para crear una tabla se debe seleccionar el botón Nuevo en Tablas y en la ventana que se abre, seleccionar una de las cinco posibilidades que presenta:

-Vista de hoja de datos: para crear una nueva tabla en la que se pueden añadir, modificar o analizar los registros.

-Vista diseño: para crear o modificar la estructura de una tabla. En la parte superior de la ventana tabla se especifican los campos que se desean insertar, mientras que en la parte inferior se especifican las propiedades para cada campo que sirven para mejorar la funcionalidad de la base de datos.

-Asistente para tablas: para crear automáticamente una tabla. Abra la primera ventana. En su interior seleccionaremos el tipo de tabla en el recuadro "Tabla de ejemplos" y los campos que deseamos introducir en el recuadro "Campos de ejemplo". Para estos campos debemos seleccionar el campo y hacer click en el botón de Insertar>, haciendo click sobre otro> aparecen adjuntos todos los campos. Haciendo click sobre Siguiente, se abre la segunda ventana en donde le daremos el nombre de la tabla, para hacer de nuevo click en Siguiente.

En la tercera elegiremos sí, una vez creada la tabla si desea:

-Modificar el diseño de la tabla

-Introducir datos directamente en la tabla

-Introducir datos en la tabla usando un formulario que crea el Asistente

-Importar tabla: importa tablas de un archivo externo a la base de datos. Se solicitará la carpeta y el nombre del archivo deseado.

-Vincular tabla: crea tablas en la base de datos actual que están vinculadas a tablas de un archivo externo.

Una vez creada la tabla, es posible visualizarla en Vista diseño o Vista hoja de datos.

Tecla de Selección Rápida en Access

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Ahorrando tiempo.- Algunas veces es mucho más rápido utilizar el teclado que el ratón. En realidad, las teclas de selección permiten ejecutar directamente los comandos ignorando el menú. Con Access existe la posibilidad de utilizar las teclas de selección rápida de muchas maneras, como por ejemplo para acceder a los comandos y a los botones de la barra de herramientas o para introducir la fecha actual.

A veces, las teclas de selección rápida se indican al lado del nombre del comando en los menú de Access. En el menú Archivo, por ejemplo, para el comando Imprimir aparecen las teclas de selección rápida Ctrl+I.

Para poseer un listado completo de las teclas de selección rápida, se puede utilizar el Asistente de Office. Para ello, hay que pulsar F1 para visualizar el Asistente de Office y escribir las teclas de selección rápida en el cuadro de texto que aparecerá.

Veamos algunas de las más habituales:

Funciones	Combinación de teclas
Introducir la fecha actual	CTRL+;
Introducir la hora actual	CTRL+:
Introducir una fila en un campo de texto o comentario	CTRL+INVIO
Introducir los datos del mismo campo del registro anterior	CTRL+'
Anular las modificaciones realizadas en el campo actual	ESC
Anular las modificaciones realizadas en el registro actual	ESC ESC (pulsar ESC dos veces)
Ver la ventana de la base de datos	F11
Abrir una nueva base de datos	CTRL+N
Abrir una base de datos existente	CTRL+O
¿Pasar por Visual Basic? Editor en la anterior ventana activa y viceversa	ALT+F11
Encuentra y sustituye	CTRL+F
Copia	CTRL+C
Pega	CTRL+V
Anula (Undo)	CTRL+Z

Protección de una base de datos

2008-10-06T18:08:00.001-07:00

Una base de datos correctamente diseñada nos permite acceder fácilmente a las informaciones. Cuando se diseñe, se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:

-Definir el objetivo de la Base de datos estableciendo las informaciones que se desean memorizar.

-Definir las tablas, dividiendo las informaciones en diversos argumentos cada uno de los cuales constituirá una tabla de la base de datos.

-Definir los campos, estableciendo las informaciones que se desean memorizar en cada tabla.

-Definir las relaciones, analizando los datos de cada tabla y estableciendo de qué modo se deben relacionar entre ellos.

La fase más importante de la proyección es la siguiente: es una buena costumbre dedicar mucho tiempo para pensar en qué tablas será necesario introducir todos nuestros datos y también caracterizar los datos que serán introducidos en las tablas, imponiendo las reglas necesarias a las cuales deberán someterse. De este modo, se facilita la introducción y se impide el tecleado de los valores erróneos.

Los elementos de las Bases de Datos

2008-10-06T18:06:00.000-07:00

Asistente para la base de datos.- Haciendo click sobre el icono con la "varita mágica" se abre una ventana donde aparecen diversos modelos de asistentes, entre los cuales existe la posibilidad de escoger el que más le interese (por ejemplo, "Inventario doméstico"). Es el programa quien realiza automáticamente todas las estructuras necesarias tales como las tablas, máscaras, consultas, etc. Los asistentes pueden utilizarse también como punto de partida par su diseño principal e integrarlo después en otras tablas, consultas, etc. Es en realidad, un pequeño programa que coloca unas preguntas en sucesión a las cuales debemos responder sobre lo que deseamos realizar.

Base de datos en blanco.- Seleccionado esta opción tras abrir el programa se nos pregunta dónde deseamos guardar la base de datos y con qué nombre. Tras esto, debe hacer click sobre Crear y se abrirá la ventana Database, que contiene los seis tipos de objetos que caracterizan la estructura de Access:

Vemos qué significan :

-Tablas: son el "corazón" de la Base de datos y aparecen en una hoja electrónica formada por filas (informes) y columnas (campos). El informe contiene una voz de la Base de datos, mientras que el campo contiene cada uno de los detalles.

-Consultas (Query): son "herramientas" que sirven para "eliminar" todos los datos que no interesan haciendo aparecer únicamente aquellos que interesan.

-Máscaras o formularios: permiten la visualización y la gestión de los datos contenidos en las tablas y en las consultas. Normalmente representan la interface principal entre el programa y el usuario para que de este modo resulte más fácil la introducción de los datos.

-Report o informes: recopilan los datos de las tablas o consultas para permitir su impresión o análisis, facilitando la individualización de los datos más improtantes.

-Macros: automatizan las funciones de la base de datos

-Módulos: registran de Access Basic (programación).

Las tablas, informes, formularios y consultas aparecen en diversos momentos, pero están vinculados entre ellos. Las tablas representan el centro de cada actividad: el resto de objetos interactúan con los datos indicados en las tablas.

Que es una Base de Datos?

2008-10-05T15:38:00.001-07:00

Orden en los datos.- En la vida cotidiana se interacciona continuamente con entidades tales como personas, documentos u otros. En una empresa, las entidades están representadas por los operarios, los empleados, los clientes, los proveedores, las facturas. En un hospital nos encontraríamos con los médicos, pacientes, enfermeras, cuadros clínicos, etc. Puesto que en cada caso se debe trabajar con una gran cantidad de datos, surge la necesidad de almacenarlos de manera que nos resulten de fácil acceso en cada momento y, por consiguiente, útiles a nuestras actividades. Si por ejemplo cada día debemos gestionar varias decenas de clientes y facturas, utilizaremos un sistema para memorizar los datos como, por ejemplo, un fichero, más bien antes que recurrir únicamente a la memoria.

Las fichas aparecen reagrupadas en archivos, cada uno de los cuales contiene en general las fichas de un sólo tipo, las de los proveedores o las de los productos. Este sistema recibe el nombre de base de datos, que no es ninguna otra cosa más que una colección de informaciones tales como el catálogo de los ficheros de una biblioteca, un listín telefónico o una enciclopedia. Los programas de gestión de base de datos (Database) están programados para realizar operaciones que nos permiten acceder y, eventualmente, modificar los datos almacenados. Estas operaciones consisten en:

-Introducción, cancelación, modificación y búsqueda de datos a partir de los criterios seleccionados por el usuario de orden, clasificación e impresión de los listados, por ejemplo, bajo el formato de etiquetas adhesivas para sobres.

El programa más difundido a escala mundial para estos fines es el Microsoft Access. Para ponerlo en marcha es suficiente con hacer click una sola vez sobre la barra de herramientas de Office o bien seleccionándolo a través de Inicio>Programas>Microsoft Access.

Aparecerá inmediatamente una venta con la posibilidad de seleccionar o crear una Base de datos utilizando los recursos del asistente. Todas las opciones que se nos presentan son:

-Base de datos vacía

-Asistente para base de datos

-Abre la base de datos existente