En papel.- Algunas bases de datos pueden contener centenares de informes, por lo cual existe la posibilidad de simplificar la elección seleccionando los que se imprimen más a menudo de una ventana de diálogo personalizada (del tipo pop-up condicionado o propiedad emergente condicionada).

El usuario puede seleccionar un informe de la ventana de diálogo y hacer clic sobre un botón de comando para imprimirlo.

La ventana de diálogo podrá disponer de:

-Un grupo de opciones, un cuadro de resumen o un cuadro combinado donde se encuentra la lista de los informes.

-Una serie de botones de comando, cada uno de los cuales lleva por título el nombre de un informe

Ir al grano.- Se recurre a la operación de filtración cuando se desean eliminar muchos informes, de tal modo que aparezcan sólo aquellos que nos interesan. Para aplicar un filtro podemos recurrir a dos métodos:

Filtro por selección: es el método más sencillo para realizar filtraciones, pero antes de usarlo se debe localizar en la tabla un ejemplo del valor que debe encontrarse en los informes filtrados. Para ello:

-Elegir el campo que contenga un ejemplo del valor que debe encontrarse en todos los informes filtrados.

-Seleccionar eventualmente sólo una parte de la voz del campo (por ejemplo, en el campo Apellidos, seleccionar la letra B si deseamos todos los informes que empiezan por esa letra)

-Hacer click en el botón filtro para selección.

Filtro para formulario: es un método más potente respecto del anterior en cuanto que permite la inserción de expresiones lógicas para localizar informes. Vemos:

-Abrir el formulario en Vista hoja de datos y hacer click sobre el botón de Filtro formulario

-Aparece un formulario en blanco con una única fila de informes. Hacer click en el campo en el cual deseamos vincular un criterio (también se puede usar menor de... mayor de...)

Manejo de expresiones.- Las expresiones permiten realizar cálculos matemáticos y administrar valores de texto, por ejemplo, combinando dos o más campos para formar un único valor. Para llevar a cabo esta operación, como en el caso de las fichas, se deberá:

-Hacer click en la herramienta cuadro de texto.

-Hacer click en el interior del informe

-Hacer click dentro del cuadro y escribir la expresión adecuada (por ejemplo, =[Precio]*1,1 para obtener un precio al 10 por ciento)

La expresión también se puede introducir en la tabla de propiedades en Crear control directamente o bien activando el Generador de expresiones. Para insertar un número de página es suficiente con insertar un cuadro de texto con la expresión =Página en el encabezado o en el pie de página.

Diseño de un informe.- Puede suceder, después de haber creado un informe con el asistente, que surja la necesidad de modificarlo insertando los controles necesarios. Para crear cuadros de texto vinculados o calculados se hace del mismo modo que en el caso de los formularios, así como también para el uso de las herramientas. Los controles etiqueta se usan en la mayoría de los informes creados y pueden utilizarse para los títulos y demás.

Personalizar los formatos de vista de datos.- Modifica los cuadros de texto: los cuadros de texto son los controles utilizados con mayor frecuencia en los informes, ya que permiten visualizar diversos tipos de datos, como nombres, direcciones, números de teléfono... Vinculando las propiedades se puede modificar el tamaño o el aspecto de los cuadros los datos que contengan. Vinculando las propiedades "Aumentar" y "Reducir" a "Sí", se pueden regular verticalmente las dimensiones del campo (sobre todo para los campos Memo, que pueden ser muy largos).

Existe la posibilidad de utilizar cuadros de control, botones de opciones y controles autónomos para visualizar los valores Sí/No. Así, si tenemos un cuado con el campo Coste, podemos crear un campo de control, hacer click con la tecla derecha en el símbolo de control y en Crear control insertar la inscripción =[Coste]>15.000. De este modo en el informe aparecerán con el signo carácter superior únicamente los objetos superiores a esta cifra. Si se crea un cuadro de texto, cuando se pasa a vista preliminar, se abre una venta donde se solicita escribir los datos que desea que aparezcan en el informe.

Orden de los datos.- Cuando se imprime un informe se intenta organizar del modo más funcional, ordenándolo, por ejemplo, por orden alfabético. El tipo de orden se encuentra en la ventana Ordenar y agrupar. Para ello se debe:

-Abrir el informe en Vista diseño.

-Elegir ordenar y agrupar en del menú Ver.

-Utilizar la parte superior de la ventana para escoger el campo sobre la base del cual ordenar y el tipo de orden (ascendente, descendente, etc.).