Puede suceder que, después de haber diseñado una base de datos, surja la necesidad de llevar a cabo modificaciones añadiendo o eliminado campos, o bien cambiando los informes. Para tal fin, debe tener en cuenta que si se elimina un campo de una tabla será preciso eliminarlo de las fichas, consultas e informes basados en esa tabla.


Modificar el ancho de una columna.- Para ensanchar una columna se debe:

-Colocar el puntero del ratón a la derecha del selector de campo de la columna que se desea redimensionar

-Arrastrar hasta obtener el tamaño deseado.

-También es posible hacer doble click sobre el borde derecho del selector de campo de la columna a ensanchar: de esta manera la columna se redimensiona de acuerdo con la inscripción más larga.

Desplazar una columna.- Para desplazar una columna se debe:

-Seleccionar la columna deseada haciendo click sobre el selector de campo.

-Hacer click nuevamente sobre el selector y arrastrar (/aparece una barra más gruesa en correspondencia con el punto de destino).

Guardando la tabla al cerrar, se memorizan las modificaciones.


Copiar/arrastrar y eliminar datos.- En caso necesario, es posible copiar/arrastrar y pegar los datos de un campo a otro o de una tabla a otra, recordando que para seleccionar un campo es suficiente con hacer click en su selector adecuado, mientras que para seleccionar todos los informes se debe hacer click sobre el selector situado en el ángulo superior izquierdo. Para arrastrar/copiar los datos incluidos en un campo se debe:

-Seleccionar los datos que sirven.

-Hacer click sobre el icono copiar o cortar.

-Arrastrar al campo de destino: si se desea sustituir el valor actual del campo de destino se debe seleccionar el campo completo.

-Hacer click sobre el icono pegar.

Agregar informes.- Si la estructura ya posee una estructura definida, es suficiente con pasar a la vista de la hoja de datos y empezar a escribir. Para desplazarse dentro de los informes se puede usar la tecla Tab o bien, si la tabla es corta, hacer click sobre el informe deseado o bien escribir el número de informe en la parte inferior de la página y pulsar Enviar. Haciendo click sobre el último botón se puede añadir un informe al final de la tabla.

Para cambiar el nombre de una tabla es suficiente con seleccionarla en la venta de la base de datos y seleccionar el comando Cambiar nombre del menú Modificar (o bien utilizar el menú contextual, haciendo click con la tecla derecha sobre el nombre de la tabla seleccionada).


Personalización de una tabla.- En una tabla, con la vista diseño, es posible controlar el aspecto de los datos, evitar errores de introdución y especificar valores predefinidos, para lo cual se debe:

-Hacer click sobre el campo interesado (las propiedades aparecerán en la parte inferior de la ventana tabla).

-Hacer click sobre las propiedades del campo que se desea abrir.

-Guardar al cerrar.

Tablas vista diseño.- Cuando se crea una tabla se especifica el nombre del campo (un máximo de 64 caracteres) en la misma fila y el tipo de datos que contendrá definiendo la naturaleza de los mismos. De hecho, haciendo click sobre las filas debajo de Tipo de datos, aparece una flecha que, activada con un click, abre un menú desplegable en cuyo interior podemos escoger entre:

Añadir un campo.- Para añadir un campo, cuando dudemos sobre qué nombre asignarle, o sobre el tipo de datos que contendrá, podemos recurrir al generador de campos. Para añadir un campo se debe:

-Hacer click en la fila en la cual se desea añadir un campo

-Hacer click sobre el botón derecho (menú contextual) y seleccionar Generar.

-Seleccionar una tabla del cuadro "Tablas de ejemplo"

-Seleccionar un nombre del campo del cuadro "campos de ejemplo".

-Seleccionar Aceptar.

Para especificar el tipo de datos, ya que por defecto aparece siempre "texto", es suficiente con hacer click sobre la flecha que aparece y seleccionar los datos deseados del menú que aparece.

Nueva disposición y supresión de campos.- Para desplazar un campo se debe:

-Seleccionar el campo sobre el selector a la izquierda del nombre del campo

-Hacer click nuevamente sobre el selector y arrastrarlo a su nueva disposición

Para eliminar un campo es suficiente con seleccionarlo y pulsar la tecla Supr.


Guardar una tabla.- Después de haber añadido un campo a una tabla se selecciona el comando Guardar como del menú Archivo y se escribe el nombre deseado. Su salimos de la tabla sin haber guardado los datos, se nos preguntará si deseamos guardarlos o si queremos definir una clave principal.


Tabla vista como hoja de datos.-
Cuando estamos en la modalidad estructura se pueden añadir campos o aportar otras modificaciones a la estructura de la tabla. Para añadir, modificar o ver los datos es necesario pasar a la modalidad Hoja de datos haciendo clic sobre el icono adecuado (o bien en Vista diseño o Vista Hoja de datos del menú Ver).

Una tabla es un conjunto de datos que se refieren a un determinado argumento. Los datos se subdividen en columnas (campos) y filas (registros); cada campo contiene un único dato relativo, por ejemplo, a una personas, mientras que un registro contiene todas las informaciones relativas a la misma persona.



Creación de una tabla.- Para crear una tabla se debe seleccionar el botón Nuevo en Tablas y en la ventana que se abre, seleccionar una de las cinco posibilidades que presenta:

-Vista de hoja de datos: para crear una nueva tabla en la que se pueden añadir, modificar o analizar los registros.

-Vista diseño: para crear o modificar la estructura de una tabla. En la parte superior de la ventana tabla se especifican los campos que se desean insertar, mientras que en la parte inferior se especifican las propiedades para cada campo que sirven para mejorar la funcionalidad de la base de datos.

-Asistente para tablas: para crear automáticamente una tabla. Abra la primera ventana. En su interior seleccionaremos el tipo de tabla en el recuadro "Tabla de ejemplos" y los campos que deseamos introducir en el recuadro "Campos de ejemplo". Para estos campos debemos seleccionar el campo y hacer click en el botón de Insertar>, haciendo click sobre otro> aparecen adjuntos todos los campos. Haciendo click sobre Siguiente, se abre la segunda ventana en donde le daremos el nombre de la tabla, para hacer de nuevo click en Siguiente.

En la tercera elegiremos sí, una vez creada la tabla si desea:

-Modificar el diseño de la tabla

-Introducir datos directamente en la tabla

-Introducir datos en la tabla usando un formulario que crea el Asistente

-Importar tabla: importa tablas de un archivo externo a la base de datos. Se solicitará la carpeta y el nombre del archivo deseado.

-Vincular tabla: crea tablas en la base de datos actual que están vinculadas a tablas de un archivo externo.

Una vez creada la tabla, es posible visualizarla en Vista diseño o Vista hoja de datos.