Manejo de expresiones.- Las expresiones permiten realizar cálculos matemáticos y administrar valores de texto, por ejemplo, combinando dos o más campos para formar un único valor. Para llevar a cabo esta operación, como en el caso de las fichas, se deberá:

-Hacer click en la herramienta cuadro de texto.

-Hacer click en el interior del informe

-Hacer click dentro del cuadro y escribir la expresión adecuada (por ejemplo, =[Precio]*1,1 para obtener un precio al 10 por ciento)

La expresión también se puede introducir en la tabla de propiedades en Crear control directamente o bien activando el Generador de expresiones. Para insertar un número de página es suficiente con insertar un cuadro de texto con la expresión =Página en el encabezado o en el pie de página.

Diseño de un informe.- Puede suceder, después de haber creado un informe con el asistente, que surja la necesidad de modificarlo insertando los controles necesarios. Para crear cuadros de texto vinculados o calculados se hace del mismo modo que en el caso de los formularios, así como también para el uso de las herramientas. Los controles etiqueta se usan en la mayoría de los informes creados y pueden utilizarse para los títulos y demás.

Personalizar los formatos de vista de datos.- Modifica los cuadros de texto: los cuadros de texto son los controles utilizados con mayor frecuencia en los informes, ya que permiten visualizar diversos tipos de datos, como nombres, direcciones, números de teléfono... Vinculando las propiedades se puede modificar el tamaño o el aspecto de los cuadros los datos que contengan. Vinculando las propiedades "Aumentar" y "Reducir" a "Sí", se pueden regular verticalmente las dimensiones del campo (sobre todo para los campos Memo, que pueden ser muy largos).

Existe la posibilidad de utilizar cuadros de control, botones de opciones y controles autónomos para visualizar los valores Sí/No. Así, si tenemos un cuado con el campo Coste, podemos crear un campo de control, hacer click con la tecla derecha en el símbolo de control y en Crear control insertar la inscripción =[Coste]>15.000. De este modo en el informe aparecerán con el signo carácter superior únicamente los objetos superiores a esta cifra. Si se crea un cuadro de texto, cuando se pasa a vista preliminar, se abre una venta donde se solicita escribir los datos que desea que aparezcan en el informe.

Orden de los datos.- Cuando se imprime un informe se intenta organizar del modo más funcional, ordenándolo, por ejemplo, por orden alfabético. El tipo de orden se encuentra en la ventana Ordenar y agrupar. Para ello se debe:

-Abrir el informe en Vista diseño.

-Elegir ordenar y agrupar en del menú Ver.

-Utilizar la parte superior de la ventana para escoger el campo sobre la base del cual ordenar y el tipo de orden (ascendente, descendente, etc.).

Añadir objetos procedentes de otras aplicaciones.- Un objeto es una unidad de información creada a partir de una aplicación para Windows que soporta Ole. Cuando un objeto se incorpora a un formulario, éste pasa a formar parte del archivo de la base de datos (Mdb). Sin embargo, un objeto vinculado aparece memorizado en el archivo en que ha sido creado y el formulario únicamente memoriza la posición del archivo objeto y visualiza una representación del objeto vinculado.


Para insertar una imagen.- Se puede insertar el campo Imagen en una tabla y seleccionar en Vista diseño, en "Tipo de datos" Objeto Ole. Puede cambiar a Vista Hoja de datos si hace click sobre el campo de imágenes y después sobre el comando Objeto del menú Insertar. En la ventana que se abre se escoge Crear Nuevo y a la aplicación que desea usar para diseñar (para regresar a Access, hacer click sobre Archivo y elegir el comando Regresar a la tabla) o bien Crear archivo, buscando el diseño en el directorio donde está guardado.

El diseño se puede ver luego en un formulario creado usando el campo Imagen (arrastrando el formulario). El tamaño de la ventana puede regularse en Vista diseño actuando sobre los cuadraditos adecuados. Para insertar la imagen se puede usar un marco objeto vinculado o no vinculado.


Insertar gráficos.- Existe la posibilidad de realizar un formulario con el Asistente para gráficos. Para llevar esto a cabo se debe:

-Después de hacer click sobre el botón Nuevo, luego elegir el Asistente para Gráficos.

-Seguir las instrucciones en las diversas ventanas que se abren sucesivamente.

Además, existe la posibilidad de realizar un gráfico de un formulario ya diseñado eligiendo Insertar gráfico.

Las expresiones se usan para ver informaciones que no pueden ser obtenidas diariamente de la base de datos. Por ejemplo, para calcular el precio descontado a un producto se puede insertar un cuadro de texto que multiplica el campo Precio unitario por un determinado valor (por ejemplo, 0,75 para un descuento del 25 por ciento).


Los caminos para introducir una expresión.- Existen dos vías posibles para ello. Veamos:

-Usar un cuadro de texto donde se escribe directamente la expresión precedida por el signo de igual e incluyendo el nombre del campo entre corchetes.

-Introducir la expresión en la tabla de propiedades en la voz Origen de controles.

-Usar de nuevo la tabla de propiedades sirviéndose en este caso del generador de expresiones (siempre de Origen de controles)


Combinar valores de texto.- Si desea ver al mismo tiempo los valores de dos o más campos existe la posibilidad de combinarlos utilizando una expresión apta. Por ejemplo, para combinar Dirección, Ciudad y Capital, ya presentes en tres campos distintos, se puede emplear la siguiente expresión: =[Dirección] & "," & [Ciudad] & "" [Capital] (el signo & sirve para combinar dos o más controles).

Sombreado.- Para crear un efecto de sombreado se debe:

-Elegir la herramienta rectángulo y diseñarlo.

-Sobreponerlo al control y cambiarle el tamaño de manera que sea ligeramente más grande.

-Colorearlo y disponerlo en un segundo plano.

-Desactivar el comando Cuadrícula del menú Ver. Seleccionar el control y situarlo en la posición deseada.


Selección de un grupo de opciones.- Un grupo de opciones se utiliza para presentar un conjunto limitado de alternativas: el de un formulario está constituido por una serie de cuadros de control, botones de opciones o botones de alternar incluidos en un marco con una etiqueta vinculada. Para crearlo se puede recurrir al Asistente.


Crear con el asistente.- Para ello, deberemos:

-Hacer click sobre la herramienta Asistente para controles.

-Hacer click en Grupo de opciones en el cuadro de herramientas.

-Hacer click en el formulario en el punto en el cual se desea situar el ángulo superior izquierdo.

-Seguir las instrucciones de la ventana que se abre inmediatamente.

-Activar con la tecla derecha la tabla de propiedades y en la voz Origen controles, insertar el nombre del campo.


Crear sin el asistente.- Vamos a seguir los siguientes pasos:

-Deseleccionar la herramienta Asistente para controles

-Hacer click sobre la herramienta Grupo de opciones

-Crear el grupo haciendo click sobre el formulario, o bien, si se desea unirlo a un campo, seleccionarlo y arrastrarlo hasta éste.

-Hacer click sobre la herramienta botón de alternar, cuadro de controles o botón de opciones.

-Desplazarse por el interior del grupo y hacer click para insertar el control (repetir los pasos 4 y 5 para todos los controles a insertar)

-Abrir la tabla de propiedades y escribir el nombre del campo en origen de control.

-Hacer click sobre cada control e insertar el texto deseado. Para tener los controles a la misma distancia en vertical u horizontal, seleccionarlos sin la etiqueta y teclear Espacio Vertical u Horizontal del menú Formato y después Espacio igual.

El botón de comando se utiliza para acelerar una operación (apertura de un formulario, desplazamiento entre informes, etc.), para lo cual se precisa escribir una macro o un procedimiento de evento de Access Basic. Podemos utilizar los botones predefinidos realizables con el asistente o bien los podemos diseñar nosotros mismos.


Crear un botón de comando con el asistente.- Para ello deberemos:

-Elegir el botón Asistente para controles si no se encuentra ya activado.

-Hacer click en el formulario en el punto en el que se desea situar el ángulo superior izquierdo del botón y arrastrar a los tamaños deseados.

-Seguir las instrucciones de la ventana que se abrirá inmediatamente (elegir entre insertar un título o una imagen).

Cambiando a Vista formulario se puede verificar si la posición del botón es la deseada o, si no, se puede modificar regresando a Vista diseño.




Crear un botón sin el asistente.- Para ello deberemos seguir los siguientes pasos:

-Desactivar la herramienta Asistente para controles

-Hacer click sobre la herramienta Botón de comando

-Hacer click en el punto de formulario en donde se desea situar el ángulo superior izquierdo del control y arrastrar.

-Hacer click en el interior del botón y teclear el nombre que deseamos asignarle.

-Hacer click con la tecla derecha en el interior del botón y elegir Generar evento>Generador de macros y escoger la columna Acciones de la función que debe desarrollar la macro.

Existe la posibilidad de asignar un título al botón operando a través de la tabla de propiedades (Propiedades>Formato>Imagen>seleccionar el Generador de imágenes).


Añadir efectos especiales.- La funcionalidad de un formulario estriba en la capacidad de evidenciar las informaciones más importantes y en la simplificación en la introducción de datos. Para tal fin, algunos retoques gráficos podrían mejorar estos dos aspectos (de todos modos, debemos tener en cuenta que si el formulario debe imprimirse es contraproducente el uso de colores y efectos tridimenensionales), así como también puede recurrirse al uso de elementos gráficos tales como rectángulos, efectos tridimensionales, sombreados, etc.

Vista de los valores Sí/No con cuadros de control, botones de opciones y alternar.- Para establecer los valores Sí/No podemos utilizar como controles los cuadros de control, los botones de opciones y los botones de alternar. La diferencia entre estos objetos consiste únicamente en su aspecto. Veamos:

-Un cuadro de control seleccionado está marcado por un signo de inicio.

-Un botón de opciones seleccionado incluye un punto.

-Un botón de alternar seleccionado aparece pulsado.

Estos controles son particularmente útiles cuando están vinculados a campos Sí/No: cuando se selecciona o se desactiva un cuadro de control, un botón de opciones o un botón de alternar vinculado a un campo Sí/No, el valor aparecerá en la cuadrícula o consulta disponible. Por ejemplo, si en una cuadrícula para un producto se inserta el campo disponible (con tipo de datos Sí/No), existe la posibilidad de crear un formulario con un control realizado seleccionando la herramienta idónea, haciendo click sobre el campo disponible y arrastrándolo al formulario: haciendo click en el control Vista formulario, el dato aparecerá en la tabla. Para hacer esto es necesario:

-Realizar un nuevo formulario en Vista diseño seleccionado la tabla de origen de los datos

-Hacer click sobre la herramienta Botón de alternar, determinar el tamaño deseado, hacer click en su interior y escribir "Disponible".

-Hacer click en su interior con el botón derecho y elegir Propiedades>Datos>Hacer click sobre la flecha y escoger Disponible.