Personalizar un formulario.- Esta operación nos permite mejorar el aspecto gráfico y convertir en más funcional el uso de una base de datos. Se pueden insertar listas de opciones, botones que permitan la apertura de un formulario y aplicarlos a las mismas imágenes. Además, se puede sustituir un cuadro de texto por un cuadro de resumen o por un conjunto de opciones que permiten seleccionar un valor en vez de teclearlo. Finalmente, se pueden usar rectángulos o líneas para resaltar informaciones claves o para crear efectos especiales tales como el sombreado.


Disponer de un listado de opciones en un recuadro de resumen.- Muchas veces resulta más sencillo elegir un valor de una lista antes que teclearlo. Para tal fin, Access dispone de dos tipos de controles que suministran listados de opciones arrastrables, es decir, los Cuadros de resumen y los Cuadros combinados. El Cuadro de resumen está formado por un listado de valores, siempre visible, en el cual se puede realizar una selección. Un cuadro combinado es la combinación de un cuadro de texto y de uno de resumen en un único control: el listado aparecerá únicamente cuando se abra.


Crear con el asistente.- Para ello deberemos:

-Si todavía no ha sido activado, hacer click sobre la herramienta Asistente para controles en el cuadro de herramientas.

-Hacer click sobre la herramienta Cuadro combinado o de resumen.

-Hacer click en el formulario en el punto donde se desee insertar el control.

-Seguir las instrucciones de la ventana de diálogo que se abren sucesivamente y después hacer click en Terminar.

Crear controles no asociados.- Se utiliza el cuadro de herramientas que se abre automáticamente cuando se muestra el formulario en la modalidad de diseño. Para hacer esto se debe:

-Hacer click sobre la herramienta correspondiente al control que se desea crear.

-Hacer click en el formulario en la posición en que se desea situar el ángulo superior izquierdo del control, después se arrastra (haciendo click y soltando el botón del ratón) y se crea un control de tamaño de estándares.

Si se desean realizar diversos controles se debe bloquear la herramienta que se está utilizando y hacer doble click sobre ésta. Para desactivar la función, debe hacer click nuevamente sobre la herramienta.


Crear un cuadro de texto calculado.- Para ello debemos:

-Hacer click sobre la herramienta Cuadro de texto después de haber visto los campos de la Tabla en la cual deseamos operar.

-Hacer click en el formulario y arrastrarlo hasta los tamaños deseados.

-Teclear el símbolo de igual seguido de una expresión (por ejemplo, =[Precio Unitario]*1,1)


Agregar selecciones.- La funcionalidad de un formulario puede mejorarse agregando otras secciones a su cuerpo (en total son cinco). Vemos:

-Encabezado de formulario: muestra el título del formulario, eventuales instrucciones relativas a su uso o botones de comandos que abren las fichas vinculadas (aparece impreso una sola vez al principio de la página)

-Encabezado de página: en la parte superior de cada página aparecen informaciones tales como el título.

-Cuerpo: muestra los informes.

-Pie de página (página): en la parte inferior de cada página muestra información variada, como la fecha y el número de página.

-Pie de página (formulario): muestra diversas informaciones como instrucciones relativas al uso del formulario.

Para añadir o desplazar encabezados y pies de página debemos recurrir al comando Encabezado y Pie de pág>Página y encabezado>Pie de pág. Formulario, del menú Ver. Para modificar las dimensiones de una sección, en Vista diseño es suficiente con situar el puntero del ratón en el borde superior de la sección y arrastrarlo hasta conseguir las medidas deseadas.

Existe la posibilidad de abrir un formulario en blanco y añadirle todos los controles que se deseen. Estos pueden distinguirse entre:

-Dependientes: su fuente es un campo de una tabla o de una consulta. Puede contener textos, fechas o números.

-Independientes: no disponen de una fuente de datos y se utilizan para ver informaciones, líneas, rectángulos o imágenes.

-Calculados: su fuente de datos es una expresión (por ejemplo, =[Precio unitario]*0,75).


Crear controles de cuadros de texto.- Existe la posibilidad de crear un control vinculado a un campo, seleccionando este último de la lista de campos y arrastrándolo hasta el formulario. Así se crea un cuadro predeterminado, con una etiqueta adjunta que, por defecto, utiliza el nombre del campo como título.

También podemos crear un control utilizando el Cuadro de herramientas y escribiendo directamente el nombre del campo en el control o bien seleccionándolo en la tabla de propiedades del propio control (bajo el nombre Origen de Control), que se abre seleccionando el control y haciendo click en su interior con el botón derecho y eligiendo Propiedades>Datos. En el caso del nombre de una etiqueta podemos proceder del mismo modo, escribiendo directamente en su interior o bien abriendo la tabla de propiedades y escribiéndolo en la voz Etiquetas.

Seleccionar, desplazar y modificar los controles.- Una vez creado el formulario con la ayuda del asistente, puede presentársele la necesidad de desplazar o redimensionar algunos controles. Esto solamente puede hacerlo después de haberlos seleccionado haciendo click encima de ellos. Algunos controles (cuadros de texto o cuadros de control) disponen de una etiqueta adjunta que se puede seleccionar conjuntamente con el control. Si selecciona un cuadro de texto, a su alrededor aparecerán los cuadrillos de redimensión (moviéndose a su alrededor aparece una pequeña mano negra para arrastrarlos), mientras que la etiqueta dispondrá de un único cuadrillo para el arrastre. Sucede lo contrario si selecciona la etiqueta. Si realiza el arrastre manteniendo pulsada la tecla Mayús., entonces se realizará tanto en horizontal como en vertical. Para redimensionar un control respecto a otro se debe:

-Seleccionar los controles de redimensionar.

-Elegir el tamaño del menú Formato.

-Elegir entre opciones existentes (Ajustar al más alto, al más corto, el más estrecho y el más ancho)

Copiar un control.- Para copiar un control es necesario:

-Seleccionar el control deseado

-Elegir Duplicar en el menú Edición

Existe la posibilidad de usar únicamente la técnica del copiar-pegar.


Eliminar un control.- Para eliminar un control con la etiqueta adjunta, basta con seleccionar el control y pulsar Supr. Para eliminar únicamente la etiqueta, basta con seleccionarla pulsar Supr.


Alinear los controles.- Existe la posibilidad de alinear los controles de la cuadrícula o bien uno al lado del otro. En el primer caso se debe:

-Seleccionarlos utilizando la herramienta Seleccionar objeto (flecha blanca)

-Escoger el comando Alinear del menú Formato y después la cuadrícula

En el segundo caso se debe:

-Seleccionar los controles que se encuentran en la misma columna o en la misma fila.

-Elejir el comando Alinear del menú Formato y después Izquierda o Derecha, o bien Arriba o Abajo.


Espaciado uniforme de los controles.- Si deseamos que entre los controles exista el mismo espacio debemos:

-Seleccionarlos

-Elegir el comando Espacio horizontal o vertical del menú Formato

Los formularios permiten organizar los datos de manera análoga a las fichas en los documentos a rellenar, introducir los datos en la base de datos, verlos e imprimirlos.

-En la ventana de la base de datos, elegir la ficha Tablas o Consultas.

-Hacer click en la tabla o en la consulta sobre la cual deseamos que se base el formulario o bien abrir la tabla o la consulta en cualquier vista. 

-Hacer click sobre la flecha junto al botón Nuevo objeto de la barra de herramientas, y después hacer click nuevamente sobre Formulario de inicio.

-En la venta de la base de datos, elegir la ficha Formularios y hacer click sobre el botón nuevo.

-En la ventana de diálogo Nuevo Formulario, escoger el asistente que se desee utilizar. A la izquierda de la ventana de diálogo aparecerá una descripción del asistente.

-Hacer click en el nombre de la tabla o de la consulta que incluye los datos sobre los cuales desea que se base el formulario.

-Pulsar Aceptar.

Si ha escogido la opción Asistente para Formularios, Asistente para Gráficos o Asistente para Tablas Dinámicas, siga las indicaciones que aparecen en la ventana de diálogo del Asistente.

Consultas de comandos.- Una consulta de comandos aporta modificaciones a muchos registros con una única operación. Existen cuatro tipos de consultas de comando: de Eliminación, de Actualización, de Alineación y de Creación de Tablas.

-Consultas de eliminación: este tipo de consulta elimina un grupo de registros de una o más tablas. Existe la posibilidad, por ejemplo, de utilizar una consulta de eliminación para reemplazar los productos que se han dejado de producir o para aquellos sobre los cuales no existen pedidos. Con las consultas de eliminación siempre se eliminan registros internos y no únicamente determinados campos de su interior.

-Consultas de actualización: este tipo aporta modificaciones globales a uno o más tablas. Existe la posibilidad, por ejemplo, de aumentar en un 10 por ciento el precio de todos los productos lácteos o aumentar los salarios en un 5 por ciento a las personas pertenecientes a una determinada categoría laboral.

-Consultas de alineación: estas consultas agregan un grupo de registros de una o más tablas al final de una o más tablas. Supongamos, por ejemplo, que se han conseguido nuevos clientes y existe una base de datos que contiene una tabla de información sobre estos. En vez de teclear nuevamente todas estas informaciones, se alinean en la tabla correspondiente de Clientes.

-Consultas de creación de tablas: este tipo de consultas crea una nueva tabla basándose en todos los datos o parte de estos existentes en una o más tablas.

-Consultas de parámetros: una consulta de parámetros es una consulta que, cuando se ejecuta, muestra una ventana de diálogo que solicita informaciones, como por ejemplo criterios para recuperar registros o un valor que se desea insertar en un campo.

-Consultas de buscar duplicados: encuentra los registros repetidos en una misma tabla.

Selección de los registros que contienen valores.- Existe la posibilidad de seleccionar los registros según si contienen menos de diez valores (por ejemplo, son las cifras que posee un número de fax). Para llevarlo a cabo, se debe introducir en los criterios, debajo del campo elegido (por ejemplo, el fax), la inscripción IS NOT NULL -ES NO NULO- (o NOT NULL -NO NULO-, es decir, que no sea un valor nulo).

-Precio Total: [Precio Unitario]*[Cantidad] (los nombres de los campos deben ir entre corchetes).

O bien,, para calcular el descuento de diversos objetos, podemos insertar la fórmula Total:= [Precio]-[Precio]*[Descuento]/100

-Crear una consulta y arrastrar los datos que se deseen al QBE

-Elegir el comando Totales del menú Ver.

En la cuadrícula QBE aparecerá la fila "Fórmula" con el valor predeterminado "Agrupación". En la celda fórmula, debajo de cada campo, debe seleccionar el tipo de fórmula (por ejemplo, Cuenta, para calcular la cantidad de registros, Suma, Media, Máximo y Mínimo, etc., con el significado conocido).

Establecer criterios.- El establecimiento de criterios permite limitar el Dynaset correspondiente a determinados registros. Los criterios se especifican a partir de una expresión que indica los registros a incluir y que puede ser simple (por ejemplo, todos los registros vinculados con filiales españolas se encontrarán escribiendo "España") o un poco más compleja (encontrar todos los registros vinculados a los representados en edades comprendidas entre los 20 y los 30 años, escribiremos: Between 20 and 30). Una expresión puede ser tecleada directamente en la cuadrícula QBE en el recuadro "Criterios" a partir de una descripción precisa (para las filiales españolas del ejemplo anterior, podemos escribir: España, =España, "España", ="Italia") o bien podemos recurrir al generador de expresiones. En dicho caso se debe:

-Seleccionar la celda Criterios de la cuadrícula QBE.

-Hacer click sobre la tecla derecha y elegir el comando Generar.

-En la venta que se abre, llamada Generador de Expresiones, escribiremos todo lo que se desee recurriendo cuando sea posible a las funciones ya presentes.

-?, sirve para un único carácter, ubicado en esa posición.

-*, sirve para una cantidad cualquiera de caracteres ubicados en esa posición.

Por ejemplo:

Pa?la, mostraría Pabla, Paula, etc.

*imo, mostraría veintésimo, trigésimo, etc.

Nueva ubicación, introducción y supresión de campos.- Para desplazar un campo debe:

-Seleccionarlo haciendo click sobre el selector de campo

-Hacer click nuevamente sobre el selector y arrastrar la columna a una nueva posición.

-Abrir la consulta en Vista diseño.

-Hacer click a la izquierda de la primera letra del nombre del campo en la cuadrícula QBE.

-Introducir el nuevo nombre seguido de dos puntos (:)

-Hacer click sobre la celda Ordenar en el QBE (Registros) relativa al campo a ordenar, y después hacer click sobre la flecha de selección.

-Elegir "Ascendente" o "Descendente"

Existe la posibilidad

Vista diseño.- En la venta se muestra la tabla que se abre. Se debe seleccionar la tabla o la consulta (o ambas) que interesa en la ficha respectiva haciendo click sobre el botón Añadir y finalmente pulsando sobre Cerrar. Para seleccionar más voces en un orden suelto, haga click manteniendo pulsada la tecla Ctrl. Para seleccionar todas las voces, haga click sobre la primera y después sobre la última, manteniendo pulsada la tecla Mayús., o bien haga click en la primera y arrastre.

En la venta Consultas de selección aparecerá una lista de campos. Se puede hacer click sobre el nombre de campo y arrastrarlo a la fila inferior llamada Campo. Cada columna contiene las informaciones relativas al campo influido en la consulta. Para agregar más campos es suficiente con seleccionar los campos deseados manteniendo pulsada la tecla Ctrl y después arrastrarlos todos juntos a la cuadrícula QBE (consultas por ejemplo: Query By Example). Para añadir todos los campos juntos, se debe seleccionar el asterisco situado en la parte superior de la lista de los campos y arrastrarlo hasta la cuadrícula. Si se han seleccionado más tablas, se podrán ver las líneas que las unen (join) y que nos muestran de qué modo un registro de una tabla está vinculado con el registro de otra.

-Diseño: para crear una consulta o modificar una ya existente. En tal caso, dispone de herramientas gráficas para crear la consulta.

-Hoja de datos: para examinar los datos extraídos de la consulta.

Existe la posibilidad de crear una consulta mediante el asistente o bien manualmente, eligiendo Ver diseño.

1- Asistente para consultas sencillas: crea una consulta de selección sobre la base de los campos seleccionados y es el tipo más común de consulta. Para crearla debe:

-Abrir la base de datos y hacer click sobre la ficha Consultas

-Hacer click en el botón nuevo

-Hacer click en Asistente para consultas sencillas y después en Aceptar

-En la ventana que se abre, seleccionar la tabla de la cual desea llevarse los datos de la Tabla/Consultas

-Hacer click en un nombre de campo en el cuadro de Campos disponibles y sobre el botón > para introducirlo (o bien sobre el botón >> para introducirlos todos)

-Elegir, si fuese necesario, otra tabla y adjuntar los campos ulteriores

-Asignar un título a la consulta y hacer click en el botón Terminar

-Asistente para consultas de referencias cruzadas: crea una consulta de referencias cruzadas para ver datos en un formato compacto semejante al de una hoja de cálculo.

-Asistente para consultas de buscar duplicados: crea una consulta que busca registros con valores de campo duplicados en un campo de una sola tabla o consulta.

-Asistente para consultas de buscar no coincidentes: crea una consulta para buscar en una tabla los registros que no tienes registros relacionados en otra tabla.

Uso de las consultas.- La funcionalidad de una base de datos se encuentra en su capacidad de ver los datos deseados organizados en base a un cierto orden. Una consulta es una herramienta que consiste en poder solicitar los datos memorizados. Las más frecuentes son las de selección que consisten en ver los datos de las tablas, analizarlos y, eventualmente, modificarlos. Los datos solicitados se visualizan en una Dynaset, que muestra un conjunto dinámico de datos procedentes de una o más tablas. Existe la posibilidad de agregar y modificar los datos en el campo del Dynaset, así como en una tabla. Las modificaciones tendrán efecto sobre las tablas de origen de la misma base de datos.

Con las consultas se puede:

-Elegir determinados campos de una tabla

-Elegir los registros (por ejemplo, las personas nacidas en un determinado año)

-Ordenar los registros (por ejemplo, en orden alfabético ascendente o descendente)

-Ejecutar cálculos (campos calculados) para, por ejemplo, crear un campo que multiplique el precio por la cantidad existente y que después memorice el resultado.

Puede suceder que, después de haber diseñado una base de datos, surja la necesidad de llevar a cabo modificaciones añadiendo o eliminado campos, o bien cambiando los informes. Para tal fin, debe tener en cuenta que si se elimina un campo de una tabla será preciso eliminarlo de las fichas, consultas e informes basados en esa tabla.


Modificar el ancho de una columna.- Para ensanchar una columna se debe:

-Colocar el puntero del ratón a la derecha del selector de campo de la columna que se desea redimensionar

-Arrastrar hasta obtener el tamaño deseado.

-También es posible hacer doble click sobre el borde derecho del selector de campo de la columna a ensanchar: de esta manera la columna se redimensiona de acuerdo con la inscripción más larga.

Desplazar una columna.- Para desplazar una columna se debe:

-Seleccionar la columna deseada haciendo click sobre el selector de campo.

-Hacer click nuevamente sobre el selector y arrastrar (/aparece una barra más gruesa en correspondencia con el punto de destino).

Guardando la tabla al cerrar, se memorizan las modificaciones.


Copiar/arrastrar y eliminar datos.- En caso necesario, es posible copiar/arrastrar y pegar los datos de un campo a otro o de una tabla a otra, recordando que para seleccionar un campo es suficiente con hacer click en su selector adecuado, mientras que para seleccionar todos los informes se debe hacer click sobre el selector situado en el ángulo superior izquierdo. Para arrastrar/copiar los datos incluidos en un campo se debe:

-Seleccionar los datos que sirven.

-Hacer click sobre el icono copiar o cortar.

-Arrastrar al campo de destino: si se desea sustituir el valor actual del campo de destino se debe seleccionar el campo completo.

-Hacer click sobre el icono pegar.

Agregar informes.- Si la estructura ya posee una estructura definida, es suficiente con pasar a la vista de la hoja de datos y empezar a escribir. Para desplazarse dentro de los informes se puede usar la tecla Tab o bien, si la tabla es corta, hacer click sobre el informe deseado o bien escribir el número de informe en la parte inferior de la página y pulsar Enviar. Haciendo click sobre el último botón se puede añadir un informe al final de la tabla.

Para cambiar el nombre de una tabla es suficiente con seleccionarla en la venta de la base de datos y seleccionar el comando Cambiar nombre del menú Modificar (o bien utilizar el menú contextual, haciendo click con la tecla derecha sobre el nombre de la tabla seleccionada).


Personalización de una tabla.- En una tabla, con la vista diseño, es posible controlar el aspecto de los datos, evitar errores de introdución y especificar valores predefinidos, para lo cual se debe:

-Hacer click sobre el campo interesado (las propiedades aparecerán en la parte inferior de la ventana tabla).

-Hacer click sobre las propiedades del campo que se desea abrir.

-Guardar al cerrar.

Tablas vista diseño.- Cuando se crea una tabla se especifica el nombre del campo (un máximo de 64 caracteres) en la misma fila y el tipo de datos que contendrá definiendo la naturaleza de los mismos. De hecho, haciendo click sobre las filas debajo de Tipo de datos, aparece una flecha que, activada con un click, abre un menú desplegable en cuyo interior podemos escoger entre:

Añadir un campo.- Para añadir un campo, cuando dudemos sobre qué nombre asignarle, o sobre el tipo de datos que contendrá, podemos recurrir al generador de campos. Para añadir un campo se debe:

-Hacer click en la fila en la cual se desea añadir un campo

-Hacer click sobre el botón derecho (menú contextual) y seleccionar Generar.

-Seleccionar una tabla del cuadro "Tablas de ejemplo"

-Seleccionar un nombre del campo del cuadro "campos de ejemplo".

-Seleccionar Aceptar.

Para especificar el tipo de datos, ya que por defecto aparece siempre "texto", es suficiente con hacer click sobre la flecha que aparece y seleccionar los datos deseados del menú que aparece.

Nueva disposición y supresión de campos.- Para desplazar un campo se debe:

-Seleccionar el campo sobre el selector a la izquierda del nombre del campo

-Hacer click nuevamente sobre el selector y arrastrarlo a su nueva disposición

Para eliminar un campo es suficiente con seleccionarlo y pulsar la tecla Supr.


Guardar una tabla.- Después de haber añadido un campo a una tabla se selecciona el comando Guardar como del menú Archivo y se escribe el nombre deseado. Su salimos de la tabla sin haber guardado los datos, se nos preguntará si deseamos guardarlos o si queremos definir una clave principal.


Tabla vista como hoja de datos.-
Cuando estamos en la modalidad estructura se pueden añadir campos o aportar otras modificaciones a la estructura de la tabla. Para añadir, modificar o ver los datos es necesario pasar a la modalidad Hoja de datos haciendo clic sobre el icono adecuado (o bien en Vista diseño o Vista Hoja de datos del menú Ver).

Una tabla es un conjunto de datos que se refieren a un determinado argumento. Los datos se subdividen en columnas (campos) y filas (registros); cada campo contiene un único dato relativo, por ejemplo, a una personas, mientras que un registro contiene todas las informaciones relativas a la misma persona.



Creación de una tabla.- Para crear una tabla se debe seleccionar el botón Nuevo en Tablas y en la ventana que se abre, seleccionar una de las cinco posibilidades que presenta:

-Vista de hoja de datos: para crear una nueva tabla en la que se pueden añadir, modificar o analizar los registros.

-Vista diseño: para crear o modificar la estructura de una tabla. En la parte superior de la ventana tabla se especifican los campos que se desean insertar, mientras que en la parte inferior se especifican las propiedades para cada campo que sirven para mejorar la funcionalidad de la base de datos.

-Asistente para tablas: para crear automáticamente una tabla. Abra la primera ventana. En su interior seleccionaremos el tipo de tabla en el recuadro "Tabla de ejemplos" y los campos que deseamos introducir en el recuadro "Campos de ejemplo". Para estos campos debemos seleccionar el campo y hacer click en el botón de Insertar>, haciendo click sobre otro> aparecen adjuntos todos los campos. Haciendo click sobre Siguiente, se abre la segunda ventana en donde le daremos el nombre de la tabla, para hacer de nuevo click en Siguiente.

En la tercera elegiremos sí, una vez creada la tabla si desea:

-Modificar el diseño de la tabla

-Introducir datos directamente en la tabla

-Introducir datos en la tabla usando un formulario que crea el Asistente

-Importar tabla: importa tablas de un archivo externo a la base de datos. Se solicitará la carpeta y el nombre del archivo deseado.

-Vincular tabla: crea tablas en la base de datos actual que están vinculadas a tablas de un archivo externo.

Una vez creada la tabla, es posible visualizarla en Vista diseño o Vista hoja de datos.

Una base de datos correctamente diseñada nos permite acceder fácilmente a las informaciones. Cuando se diseñe, se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:

-Definir el objetivo de la Base de datos estableciendo las informaciones que se desean memorizar.

-Definir las tablas, dividiendo las informaciones en diversos argumentos cada uno de los cuales constituirá una tabla de la base de datos.

-Definir los campos, estableciendo las informaciones que se desean memorizar en cada tabla.

-Definir las relaciones, analizando los datos de cada tabla y estableciendo de qué modo se deben relacionar entre ellos.

La fase más importante de la proyección es la siguiente: es una buena costumbre dedicar mucho tiempo para pensar en qué tablas será necesario introducir todos nuestros datos y también caracterizar los datos que serán introducidos en las tablas, imponiendo las reglas necesarias a las cuales deberán someterse. De este modo, se facilita la introducción y se impide el tecleado de los valores erróneos.

Asistente para la base de datos.- Haciendo click sobre el icono con la "varita mágica" se abre una ventana donde aparecen diversos modelos de asistentes, entre los cuales existe la posibilidad de escoger el que más le interese (por ejemplo, "Inventario doméstico"). Es el programa quien realiza automáticamente todas las estructuras necesarias tales como las tablas, máscaras, consultas, etc. Los asistentes pueden utilizarse también como punto de partida par su diseño principal e integrarlo después en otras tablas, consultas, etc. Es en realidad, un pequeño programa que coloca unas preguntas en sucesión a las cuales debemos responder sobre lo que deseamos realizar.

Base de datos en blanco.- Seleccionado esta opción tras abrir el programa se nos pregunta dónde deseamos guardar la base de datos y con qué nombre. Tras esto, debe hacer click sobre Crear y se abrirá la ventana Database, que contiene los seis tipos de objetos que caracterizan la estructura de Access:


Vemos qué significan :

-Tablas: son el "corazón" de la Base de datos y aparecen en una hoja electrónica formada por filas (informes) y columnas (campos). El informe contiene una voz de la Base de datos, mientras que el campo contiene cada uno de los detalles.

-Consultas (Query): son "herramientas" que sirven para "eliminar" todos los datos que no interesan haciendo aparecer únicamente aquellos que interesan.

-Máscaras o formularios: permiten la visualización y la gestión de los datos contenidos en las tablas y en las consultas. Normalmente representan la interface principal entre el programa y el usuario para que de este modo resulte más fácil la introducción de los datos.

-Report o informes: recopilan los datos de las tablas o consultas para permitir su impresión o análisis, facilitando la individualización de los datos más improtantes.

-Macros: automatizan las funciones de la base de datos

-Módulos: registran de Access Basic (programación).

Las tablas, informes, formularios y consultas aparecen en diversos momentos, pero están vinculados entre ellos. Las tablas representan el centro de cada actividad: el resto de objetos interactúan con los datos indicados en las tablas.

Orden en los datos.- En la vida cotidiana se interacciona continuamente con entidades tales como personas, documentos u otros. En una empresa, las entidades están representadas por los operarios, los empleados, los clientes, los proveedores, las facturas. En un hospital nos encontraríamos con los médicos, pacientes, enfermeras, cuadros clínicos, etc. Puesto que en cada caso se debe trabajar con una gran cantidad de datos, surge la necesidad de almacenarlos de manera que nos resulten de fácil acceso en cada momento y, por consiguiente, útiles a nuestras actividades. Si por ejemplo cada día debemos gestionar varias decenas de clientes y facturas, utilizaremos un sistema para memorizar los datos como, por ejemplo, un fichero, más bien antes que recurrir únicamente a la memoria.

Las fichas aparecen reagrupadas en archivos, cada uno de los cuales contiene en general las fichas de un sólo tipo, las de los proveedores o las de los productos. Este sistema recibe el nombre de base de datos, que no es ninguna otra cosa más que una colección de informaciones tales como el catálogo de los ficheros de una biblioteca, un listín telefónico o una enciclopedia. Los programas de gestión de base de datos (Database) están programados para realizar operaciones que nos permiten acceder y, eventualmente, modificar los datos almacenados. Estas operaciones consisten en:

-Introducción, cancelación, modificación y búsqueda de datos a partir de los criterios seleccionados por el usuario de orden, clasificación e impresión de los listados, por ejemplo, bajo el formato de etiquetas adhesivas para sobres.

El programa más difundido a escala mundial para estos fines es el Microsoft Access. Para ponerlo en marcha es suficiente con hacer click una sola vez sobre la barra de herramientas de Office o bien seleccionándolo a través de Inicio>Programas>Microsoft Access.

Aparecerá inmediatamente una venta con la posibilidad de seleccionar o crear una Base de datos utilizando los recursos del asistente. Todas las opciones que se nos presentan son:

-Base de datos vacía

-Asistente para base de datos

-Abre la base de datos existente